Zeeman staat aan de vooravond van een gigantische operatie: de vervanging van de IT-infrastructuur van 1440 winkels in 8 landen. Hiermee creëert de textieldiscounter de voorwaarden om de operatie verder te digitaliseren en de winkels klaar te maken voor de toekomst. De regie van dit project is in handen van Simac, vertelt Johan Schoneveld van Zeeman. “In de zomer van 2026 moeten alle winkels zijn overgezet.”

Sinds de zomer van 2023 beschikt de IT-afdeling van Zeeman over een volledig nieuw driehoofdig managementteam. Eén van hen is Johan Schoneveld. Een nieuw managementteam betekent ook een nieuwe visie op IT. “Voor onze komst zijn deze functies op interim basis ingevuld door managers die vanwege hun tijdelijke aanstelling wat meer op de korte termijn waren gefocust. Na onze komst hebben wij het IT-landschap opnieuw geëvalueerd. Dat heeft geleid tot een aantal strategische keuzes, waarbij de focus wat meer op de lange termijn is gericht”, vertelt Johan.

Als IT-manager Operations & Support is Johan verantwoordelijk voor de IT-ondersteuning op het hoofdkantoor, in het distributiecentrum en in de winkels. Het team waarmee hij dat doet, wordt steeds groter. “Wij bouwen weer aan een eigen IT-organisatie met eigen mensen en maken minder gebruik van externe IT-specialisten dan voorheen. Maar wij kunnen niet alles zelf doen, zeker niet als het gaat om de IT-ondersteuning van 1440 winkels in 8 landen. Daarom proberen we strategische partnerrelaties op te bouwen met een aantal gespecialiseerde partijen zoals Simac.”

Handheld terminals

Simac is voor de winkels van Zeeman al jarenlang het aanspreekpunt bij IT-problemen. Nu is het IT-bedrijf bezig met de voorbereiding van een grootschalig project: de vervanging van de volledige IT-infrastructuur in alle 1440 winkels. De reden heeft alles te maken met de nieuwe langetermijnvisie van Zeeman. “Wij zijn aan het onderzoeken hoe we in de toekomst moeten omgaan met de klanten en medewerkers in onze winkels”, legt Johan uit. “Wij willen de processen in de winkels op een andere manier opzetten en aansturen. Zo willen wij niet langer de kassa’s gebruiken voor administratie, maar daarvoor een aparte werkplek creëren. Dat zal geen volledige werkplek met allerlei kantoorapplicaties zijn, maar wel een werkplek die medewerkers toegang biedt tot bijvoorbeeld selfservice-applicaties op het gebied van HR. Ook zijn we begonnen met de inzet van handheld terminals om de processen op de winkelvloer te digitaliseren. We gebruiken die terminals inmiddels voor het inventariseren van de winkelvoorraden, een klus die we voorheen nog met pen en papier deden. Dat bespaart ons enorm veel tijd en verkleint de kans op fouten.”

Enable for growth

De bestaande IT-infrastructuur belemmerde Zeeman in diens ambities. “In sommige winkels is al vijftien jaar geen IT-specialist meer geweest. Lang niet alle winkels hebben een draadloos netwerk, wat natuurlijk een randvoorwaarde is om handheld terminals te kunnen inzetten”, weet Johan. “Daarom hebben we dit project opgeknipt in twee delen. Het eerste deel hebben we ‘Enable for Growth’ genoemd. Daarin willen we de infrastructuur weer op orde brengen, zodat we de komende tien jaar daarmee vooruit kunnen. Het tweede deel heet ‘Enable the Business’ en is gericht op verdere digitalisering van de operatie op de winkelvloer.”

In het eerste deel krijgen alle winkels niet alleen een nieuwe werkplek en een nieuw draadloos netwerk, maar ook nieuwe pinterminals en nieuwe kassa’s. “De hardware in de winkels was behoorlijk verouderd. Die draaide nog op een oudere Windows-versie, wat het onmogelijk maakte om nieuwe software te installeren. Daarnaast gaan we alle bekabeling testen en waar nodig vervangen. Sommige winkels beschikken nog over oude bekabeling die niet meer aan de nieuwste standaarden en kleurcoderingen voldoet. Dat brengen we nu allemaal naar de laatste stand der techniek.”

Klantendisplays

De nieuwe kassasystemen worden opnieuw geleverd door AKAM. “Dat deden ze al en dat blijven ze doen”, stelt Johan. “Alleen hebben we nu gekozen voor het nieuwste concept van AKAM inclusief klantendisplays. Als we ooit een loyaliteitsprogramma willen opzetten, is zo’n scherm een must. Dan kunnen we klanten vragen om emailadressen in te voeren, QR-codes te scannen of andere manieren inzetten om de interactie met klanten te stimuleren.”

De medewerkers op de winkelvloer zijn enthousiast over de aangekondigde verbeteringen. Ze moeten nu soms nog werken met oude en trage hardware die regelmatig storingen vertoont. “Sommige medewerkers kunnen na het aanzetten van een computer eerst een kop koffie drinken voordat ze aan de slag kunnen. De nieuwe hardware is veel prettiger in gebruik, maar biedt straks ook nieuwe mogelijkheden om medewerkers te ontlasten. Denk aan de tijdsbesparing die de nieuwe handheld terminals hen hebben opgeleverd.

Proof-of-concept

De afgelopen maanden heeft Zeeman de nieuwe hardware uitgebreid getest in het XL-filiaal in Alphen aan den Rijn. “De nieuwe kassa’s, pinterminals, handheld terminals en werkplek zijn allemaal met elkaar gekoppeld via het netwerk. Om te testen of al die koppelingen goed functioneren, hebben we besloten om eerst een proof-of-concept op te zetten”, verklaart Johan. “Daarvan hebben we veel geleerd, bijvoorbeeld over de volgordelijkheid van de verschillende stappen. Zo staat in de winkel apparatuur met data die we willen bewaren. Maar als we dan eerst het netwerk vervangen, verdwijnt de connectie met die apparatuur en kunnen we die data niet meer opslaan. Dat zijn van die aandachtspunten die je pas in de praktijk ontdekt.”

Na de proof-of-concept volgt een pilot waarin de infrastructuur van 15 tot 30 winkels wordt vervangen. “Deze fase is bedoeld om te leren hoe we de uitrol naar alle 1440 winkels snel en efficiënt kunnen organiseren. Ook dat zal nieuwe inzichten opleveren, die we zullen gebruiken bij de daadwerkelijke uitrol die daarna volgt. In de zomer van 2026 moeten alle winkels dan klaar zijn voor de toekomst.”

Uitgebreid draaiboek

Hoe de uitrol precies verloopt, kan Johan nog niet zeggen. “Natuurlijk proberen we zo efficiënt mogelijk te opereren. Dat betekent dat we elke winkel het liefst maar één keer ingaan en zo snel mogelijk weer verlaten. Soms zullen we een winkel ’s ochtends voor openingstijd onderhanden nemen en soms zullen we een winkel een ochtend of een middag moeten sluiten, dat verschilt van winkel tot winkel. Samen met Simac maken we een planning waarbij we de overlast en het omzetverlies zoveel mogelijk proberen te beperken.”

In de uitvoering van de planning heeft Johan alle vertrouwen. Simac maakt in de Benelux gebruik van het eigen netwerk van service-engineers, maar zet in de andere landen onderaannemers in waarmee al jaren wordt samengewerkt. “We hebben voor dit project een stuurgroep opgezet, waarin ook Simac op hoog niveau is vertegenwoordigd. Ik merk dat zij alles eraan doen om ons te ontzorgen en de regierol te pakken richting die onderaannemers. Daarvoor maakt Simac een uitgebreid draaiboek inclusief werkinstructies, zodat elke service-engineer weet wat hij moet doen.”

Opties openhouden

Vanaf de zomer van 2026 is Zeeman klaar voor verdere digitalisering van de winkeloperatie. Welke innovaties kunnen we verwachten? “Dat kunnen we nog niet precies zeggen. Wel hebben we de infrastructuur zo gekozen, dat we zoveel mogelijk opties openhouden. Zo is de infrastructuur erop berekend om zelfscankassa’s te installeren, hoewel we ons nog afvragen of dat wel bij onze formule past. Ook kunnen we elektronische schaplabels inzetten, als we dat ooit zouden willen.”

Johan wijst erop dat Zeeman nog meer projecten heeft lopen, waaronder de implementatie van een nieuw ERP-systeem. “Als dat straks draait, kunnen we onze processen nog verder verbeteren en weten we nog beter welke voorraad in elke winkel moet liggen. Dan kunnen we de handheld terminals ook weer gebruiken om vrachtbrieven te scannen en de binnenkomende goederen meteen in te boeken.”

Kritisch meedenken

Over de samenwerking met Simac is Johan tot nu toe uiterst tevreden. “Simac is een partner die meedenkt en ons waar mogelijk ontlast. Niet alleen bij de uitrol richting de 1440 winkels, maar ook bij de keuze van hardware. Neem als voorbeeld de accesspoints die wij op basis van een uitgebreide selectieprocedure hadden gekozen. Simac betwistte die keuze en wist dat te onderbouwen met valide argumenten. Met als resultaat dat wij onze keuze hebben heroverwogen en uiteindelijk voor een ander type hebben gekozen. Dat is het verschil tussen een dienstverlener die exact doet wat wij vragen en een partner die kritisch met ons meedenkt.”

Johan Schoneveld, IT-manager Operations & Support bij Zeeman:
“Samen met Simac maken we een planning, waarbij we de overlast en het omzetverlies tot een minimum proberen te beperken.”

Kom meer te weten over Simac