Aldi Süd voert een nieuw warehousemanagementsysteem in om sneller te kunnen reageren op marktontwikkelingen. Dat is onderdeel van het naar eigen zeggen grootste transformatieproject in retail ter wereld. Er werken liefst drieduizend mensen aan.
De Duitse discountketen met winkels in onder meer Amerika, Australië, Zuid- en Oost-Europa maakte tot nu toe gebruik van zelfontwikkelde software. Die maakte de prijsvechter echter niet wendbaar genoeg om moderne technologieën in te zetten, zoals artificial intelligence (AI).
Tijdens een conferentie van Manhattan Associates in Berlijn is de fooddiscounter opvallend open: Aldi Süd staat voor het eerst op een groot podium. Het is illustratief voor de transformatie die het bedrijf ondergaat.
De prijsvechter met 7000 winkels en 84 distributiecentra in 11 landen moet zijn deuren noodgedwongen openen, onder meer voor externe softwareleveranciers. “Met onze eigen maatwerksoftware hebben we niet de flexibiliteit en de innovatiesnelheid die we nodig hebben. Die software heeft ons tientallen jaren erg goed geholpen, maar we hebben in 2015...
Aldi Süd voert een nieuw warehousemanagementsysteem in om sneller te kunnen reageren op marktontwikkelingen. Dat is onderdeel van het naar eigen zeggen grootste transformatieproject in retail ter wereld. Er werken liefst drieduizend mensen aan.
De Duitse discountketen met winkels in onder meer Amerika, Australië, Zuid- en Oost-Europa maakte tot nu toe gebruik van zelfontwikkelde software. Die maakte de prijsvechter echter niet wendbaar genoeg om moderne technologieën in te zetten, zoals artificial intelligence (AI).
Tijdens een conferentie van Manhattan Associates in Berlijn is de fooddiscounter opvallend open: Aldi Süd staat voor het eerst op een groot podium. Het is illustratief voor de transformatie die het bedrijf ondergaat.
De prijsvechter met 7000 winkels en 84 distributiecentra in 11 landen moet zijn deuren noodgedwongen openen, onder meer voor externe softwareleveranciers. “Met onze eigen maatwerksoftware hebben we niet de flexibiliteit en de innovatiesnelheid die we nodig hebben. Die software heeft ons tientallen jaren erg goed geholpen, maar we hebben in 2015 moeten besluiten om een andere strategie te kiezen”, stelt Bekim Etemi, director international IT bij de supermarktketen.
Starten met vraagvoorspelling
Etemi wijst op de toenmalige omstandigheden in de markt. Concurrenten zoals Lidl bleven groeien. Technologieën zoals kunstmatige intelligentie boden nieuwe mogelijkheden. Tegelijkertijd groeiden de verwachtingen van klanten.
“Als een klant tien jaar geleden een leeg schap aantrof, konden we hem vragen om morgen nog eens terug te komen. Vandaag de dag komen we daar niet meer mee weg. We moeten korter op de klant zitten en starten met vraagvoorspelling om te garanderen dat de juiste voorraad op het juiste moment in de juiste winkel ligt”, legt Etemi uit.
Hij spreekt over een datagedreven bedrijfsvoering. “Dus betere data gebruiken om betere beslissingen te nemen. Daarnaast willen wij processen automatiseren, zodat we efficiënter kunnen opereren in bijvoorbeeld logistiek. Maar we missen de competenties op het gebied van automatisering, forecasting en artificiële intelligentie om zelf de daarvoor benodigde software te ontwikkelen.”
Tekst gaat verder onder de foto
Aldi’s Ahead-programma
Het inzicht dat het complete IT-landschap moest worden omgegooid, leidde tot het Ahead-programma. Volgens Etemi zelf gaat het om het grootste transformatieproject in retail ter wereld waaraan momenteel maar liefst drieduizend mensen werken.
“Als discounter hebben we een beperkt assortiment van maximaal 2000 artikelen, voornamelijk eigen merken. Daarnaast hebben we een wisselend assortiment van non-foodproducten, iets meer dan honderd per week. Dat klinkt overzichtelijk, maar we praten wel over een netwerk met 7000 winkels en 84 distributiecentra in 11 landen.”
Standaardsoftware
Aldi Süd besloot alle processen en systemen aan te pakken, van inkoop en assortimentsbeheer tot marketing en forecasting. Alle maatwerksoftware wordt ingeruild voor standaard software. “Centraal daarin staat het nieuwe ERP-systeem SAP S/4HANA. Voor specifieke toepassingen kiezen we voor best-of-breed-software, geïntegreerd met SAP”, legt Etemi uit.
Het generieke ERP-systeem van SAP biedt in principe ondersteuning voor uiteenlopende processen, van winkelbevoorrading tot inkoop. Voor bepaalde processen zoals forecasting en warehouse management ziet Etemi echter meer voordeel in software van gespecialiseerde best-of-breed-leveranciers. Die biedt meer functionaliteit en sluit vaak net wat beter aan op de eisen en wensen.
“Natuurlijk, voor een retailer met een specifieke formule zoals wij voeren, is het soms nodig om maatwerk toe te voegen. Daar ontkomen we niet aan. Maar we houden het aandeel maatwerk bewust zo klein mogelijk. Dat is voor ons een ingrijpende beslissing.”
Tekst gaat verder onder de foto
84 distributiecentra
Het grootste onderdeel betreft de implementatie van het nieuwe warehousemanagementsysteem (WMS) van Manhattan Associaties in alle 84 distributiecentra.
De voorbereiding leverde meteen een aantal prangende vragen op. Wat doe je als leveranciers meer leveren dan verwacht? En wat doe je als er minder versproducten binnenkomen dan gepland? Hoe moet je die verdelen over de winkels?
“In 2018 zijn we gestart met de inrichting van het systeem. In 2019 volgde de testfase. We hebben daarvoor zo’n honderd gebruikers uit alle elf landen naar een distributiecentrum in Oostenrijk laten komen”, vertelt Stefan Wagner, senior IT-manager bij Aldi Süd.
Toen begin 2020 het coronavirus uitbrak, lag het project noodgedwongen stil. “Van de een op de andere dag vertrokken alle gebruikers naar hun eigen distributiecentrum. Ze werden teruggeroepen omdat de vraag explodeerde en alle capaciteit nodig was om de winkels te bevoorraden. In september 2020 is het toch gelukt om live te gaan in het eerste distributiecentrum”, verklaart Wagner.
Vier dc’s per maand om
Op dit moment draaien alle zes distributiecentra in Oostenrijk en de eerste twee in Duitsland op het nieuwe WMS. De komende maanden volgen in sneltreinvaart de andere 22 Duitse distributiecentra, gevolgd door die in het Verenigd Koninkrijk, de Verenigde Staten en Australië.
“Het doel is om vier distributiecentra per maand over te zetten op het nieuwe systeem. Dat is niet eenvoudig. Natuurlijk hebben we een standaard template voor alle distributiecentra, maar elk land heeft zijn eigen eisen waarmee we rekening moeten houden. Bovendien is elk distributiecentrum weer anders ingericht.”
Het project verliep aanvankelijk niet altijd even efficiënt, geeft Wagner toe. De configuratie van het software en de ontwikkeling van het noodzakelijke maatwerk verliep niet zo snel als gehoopt.
Tekst gaat verder onder de foto
WMS-specialisten
Ook ontbrak soms de capaciteit om vaart te maken met de implementatie, onder meer omdat Aldi Süd met steeds nieuwe eisen en wensen kwam. “Dat is inmiddels opgelost. We beschikken nu over een pool van WMS-specialisten die alleen voor dit project bestemd is.”
Daarnaast heeft Aldi Süd besloten om een andere aanpak te hanteren voor uitbreidingen of veranderingen in de software. “We stappen af van de traditionele waterval-methode en gaan over op de scrum- en agile-aanpak”, verklaart Wagner.
Bij de traditionele watervalmethode is het project opgeknipt in meerdere fases, van analyse- en ontwerpfase via de bouwfase tot de testfase en de uiteindelijke ingebruikname. Dat gaat gepaard met langere doorlooptijden dan de moderne scrum en agile aanpak, waarbij in een korte sprint van een paar weken vaak al een eerste prototype wordt gebouwd en getest. Op basis van de eerste ervaringen wordt dit prototype in volgende sprints steeds verder verbeterd.
E-commerce
Met het nieuwe WMS beschikt Aldi over het fundament voor toekomstige innovaties, stelt Wagner. “Niet alleen voor innovaties binnen de distributiecentra, maar binnen het hele bedrijf. Denk aan de ondersteuning van e-commerce-activiteiten, automatisering van logistieke processen of inzet van machinelearning om meer inzicht uit onze data te halen. Wij zijn nu klaar voor verdere stappen.”
Concreter dan dit wordt Wagner overigens niet – zo open is Aldi Süd blijkbaar ook weer niet.
Tijdens het RetailTrends-event What's Next in Retail Tech spreken verschillende retailers over hoe zij technologie inzetten om hun business een boost te geven. Op het programma sprekers van H&M, MediaMarkt, Domino's en Kijkshop. Kijk hier voor het hele programma en tickets.
