Nog niet zo lang geleden draaiden de applicaties van Blokker samen met die van andere formules uit de Blokker Holding in twee datacenters die grotendeels in eigen beheer waren. Vorig jaar heeft de retailer de stap gezet naar een hybride cloud-omgeving die volledig in beheer is bij Simac. IT-directeur John de Keuning: “We kunnen ons nu volledig focussen op ondersteuning van de business.”

Vier jaar geleden besloot de familie Blokker om de Blokker Holding te ontvlechten. Winkelformules als Leen Bakker, Xenos en Intertoys gingen in de verkoop. Dat had grote gevolgen voor het IT-landschap van de Blokker Holding, die beschikte over twee shared datacenters. Daar draaiden meerdere applicaties die door verschillende formules werden gebruikt. “De ontvlechting betekende dat die formules voortaan zelf het IT-beheer dienden te organiseren”, vertelt John de Keuning, IT-directeur van de organisatie die de Blokker-formule runt.

Dat riep vragen op. De Blokker Holding deed nog heel veel zelf, zoals netwerkbeheer, systeembeheer en data basebeheer. Was dat nog wel zo wenselijk? “Wij hebben besloten om die harde IT-activiteiten neer te leggen bij een externe IT-dienstverlener. Daardoor houden we binnen Blokker een IT-organisatie over die zich meer toelegt op regie in plaats van uitvoering. Een organisatie met de expertise die nodig is om de business te ondersteunen met nieuwe systemen en processen.”


Strategische keuze
Uitbesteding is een strategische keuze, benadrukt De Keuning. “Blokker is een retailer die artikelen verkoopt voor thuis, maar geen IT-dienstverlener. De kennis en kwaliteit die nodig is op het gebied van technisch beheer moet niet onderschat worden. Dat vergt veel tijd en aandacht. Boven dien zouden we dan met professionele IT-dienstverleners moeten strijden om het schaarse IT-talent.”

Het team van De Keuning hoeft zich niet langer te bekommeren om het technisch beheer en kan zich focussen op ondersteuning van de business. Daarvoor zijn mensen nodig die behalve kennis van IT ook kennis van retail hebben. Mensen die weten hoe de business nog beter met IT kan worden ondersteund. “Binnen Blokker Holding was de afstand tussen de centrale IT-afdeling en de verschillende formules vrij groot. Nu zitten we veel dichter op de business en begrijpen we beter wat Blokker daadwerkelijk nodig heeft.”


Kennis van retail
Uitbesteden was niet eenvoudig vanwege de vervlechting van alle IT-activiteiten. Daarom besloot Blokker Holding in eerste instantie om de twee shared datacenters inclusief de bijbehorende apparatuur en het technisch beheer gezamenlijk uit te besteden aan één IT-dienstverlener. “We hebben een aanbestedingstraject opgezet waarbij uit eindelijk twee kandidaten overbleven”, vertelt De Keuning.

De keuze viel op Simac. “Simac verzorgde al geruime tijd onze winkelautomatisering. Binnen Blokker waren we daarover erg tevreden. We kenden hun aanpak en hun bereidheid om met ons mee te denken en mee te bewegen. Dat heeft voor een belangrijk deel te maken met cultuur.”

Retailervaring was een ander belangrijk argument om voor Simac te kiezen. “Simac kent de retailsector, volgt de ontwikkelingen op de voet en weet wat er speelt. Ze begrijpen wat nodig is om winkels draaiende te houden en weten waar knelpunten dreigen te ontstaan.”

Wel of niet investeren
Na de uitbesteding in januari 2018 volgde eerst de ontvlechting. Simac heeft daarvoor IT-medewerkers van Blokker Holding in dienst genomen. “Die wisten welke applicaties in de datacenters draaiden en hadden de kennis daarover. Mede daardoor heeft Simac in korte tijd veel kennis opgebouwd over het IT-landschap.”

Vervolgens stond Blokker voor een nieuwe keuze: wel of niet investeren in nieuwe hardware? “Onze apparatuur in de shared datacenters was verouderd. Daaraan moest iets gebeuren. Met vernieuwen van de hardware zou een investering van enkele miljoenen zijn gemoeid. Bovendien waren we nu in de positie om volledig door te schakelen naar een moderne en veel flexibelere oplossing, een hybride cloud.”

Blokker vroeg Simac om een voorstel voor migratie naar de cloud. De Keuning: “We hadden natuurlijk opnieuw een aanbestedingstraject kunnen starten, maar gezien hun kennis over ons IT-landschap en onze organisatie leek het ons beter om eerst te vragen wat Simac kon bieden. Natuurlijk hebben we gekeken of de kosten marktconform waren. Dat blijft een belangrijk criterium, evenals de flexibiliteit in kosten. Daar zijn we samen met Simac uitgekomen.”

Public én private cloud
Het voorstel van Simac omvatte een hybride cloud-omgeving: de public cloud van Microsoft Azure aangevuld met Cloud|NEXT, de private cloud van Simac. “We hadden al een aantal toepassingen draaien in Microsoft Azure. Daarnaast zijn we bezig met de implementatie van Dynamics 365; het ERP-systeem van Microsoft. Migratie naar Azure maakt integratie met andere applicaties een stuk gemakkelijker. We gebruiken daarvoor de Azure Service Bus, een hele moderne integratielaag waaraan Microsoft voortdurend nieuwe technologie en functionaliteit toevoegt. Het zijn met name deze clouddiensten, vooral die van Azure, die de public cloud interessant maken.”

Een ander voordeel van de cloud betreft de mogelijkheid om de capaciteit snel op en af te schalen. “We betalen naar gebruik, wat betekent dat de kosten meebewegen met de behoefte. En soms hebben we tijdelijk extra capaciteit nodig, zoals nu voor het testen van het nieuwe ERP-systeem. Dan hoeven we maar een paar weken wat extra te betalen.”


Legacy-systemen
Blokker heeft de afgelopen drie jaar bijna het volledige informatielandschap vernieuwd door nieuwe, bij voorkeur SaaS-oplossingen te implementeren. De resterende applicaties konden niet allemaal worden overgezet naar Azure.

Voor die applicaties is Cloud|NEXT ingezet. “We heb ben vooraf een keuze gemaakt: wat zetten we in Azure en wat in Cloud|NEXT? In de toekomst verschuift de balans steeds meer naar Azure”, verwacht De Keuning. “Natuurlijk moeten al die oplossingen dan wel met elkaar praten. Door daarvoor de integratiebus van Azure te gebruiken, kunnen we sneller schakelen, ontwikkelen en innoveren. En uiteindelijk de totale cost of ownership verlagen, hoewel dat in praktijk vaak lastig aan te tonen is.”

Strakke deadline
De grootste uitdaging tijdens de migratie was de strakke deadline. Op 1 juli moesten alle applicaties zijn overgezet vanwege het aflopen van de contracten met de twee shared datacenters en enkele andere softwareleveranciers. Overschrijden van de deadline zou tot veel extra kosten leiden. “Het was een bewuste keuze om vooraf niet alles tot in het kleinste detail in kaart te brengen. Dat zou veel tijd kosten en die hadden we niet. We wilden het vooral heel pragmatisch aanpakken, maar daardoor zijn we wel tegen onvoorziene zaken aangelopen”, vertelt Maarten Hellebrekers, delivery manager bij Blokker.

“Daarvoor hadden we fall-back scenario’s opgesteld. Blokker is immers 24 uur per dag in de lucht. We hebben weinig processen die we zomaar kunnen stilleggen. We hebben meerdere keren gebruik moeten maken van deze fall-back scenario’s. Daardoor kwam aan het eind die deadline wel erg dichtbij.”
 

Eén aanspreekpunt
Uiteindelijk zijn alle problemen goed opgelost, mede dankzij de kennis van Simac. De Keuning: “De problemen betroffen niet zozeer het oppakken en verplaatsen van de applicaties, maar de inrichting van het netwerk in de hybride cloudomgeving en de connectie tussen die applicaties.”

Ook nu de migratie achter de rug is, is Blokker nog steeds blij met de keuze voor een hybride cloudomgeving die in beheer is bij één partij. Simac heeft een eigen Azure team en Cloud|NEXT-team die voortdurend werken aan uit breiding van de kennis op hun werkterrein, maar ook met elkaar samenwerken. “Als er een probleem is tussen een applicatie in Azure en in Cloud|NEXT, lost Simac dat op.”

Innoveren
Op dit moment heeft Blokker bijna geen omkijken meer naar de hybride cloudomgeving. Het team van De Keuning heeft nu alle tijd voor ondersteuning van de business. En de cloud helpt daarbij. “We hebben bijvoorbeeld een nieuwe website en een nieuwe loyalty-app geïntroduceerd. Natuurlijk willen we dat de gegevens van klanten op één plek staan en dat de klant met één account kan inloggen op de website en in de app. Daarvoor maken we gebruik van een dienst in Azure, waarmee we klantgegevens vastleggen en inlogprocedures kunnen afhandelen. Ook business intelligence en data analyse draaien in Azure. De steeds grotere beschikbaarheid van services in de cloud maakt het makkelijker om te innoveren.”