Extrashop heeft een sterk wisselend assortiment en moet dus snel kunnen schakelen. De Belgische winkelketen zocht een WMS dat hiervoor optimale ondersteuning biedt, nu en in de toekomst. Supply chain manager Michiel Bellemans vertelt hoe Locus WMS zorgt voor de meest efficiënte manier van orderpicken én winkelbevoorrading. “We zochten een partner die verder kijkt dan de vier muren van een magazijn.”

Extrashop profileert zich met sfeervolle winkels, hulpvaardig personeel en voordelig geprijsde artikelen in de categorieën huishoudelijk onderhoud en cosmetica. Het bedrijf biedt daarnaast een verrassend assortiment seizoensproducten, dat varieert van kerstversiering tot tuinmeubels. Sinds de oprichting in 1992 is het bedrijf gestaag uitgegroeid tot een retailketen met inmiddels 45 winkels verspreid over heel België. Opslag van goederen en winkelbevoorrading vinden plaats vanuit het centrale distributiecentrum in Zwevegem, dat qua capaciteit moest worden verdubbeld om verdere groei te kunnen faciliteren.

ERP schoot tekort
“Wat onze logistiek complex maakt is de enorme variabiliteit in assortiment en orderpatronen”, vertelt supply chain manager Michiel Bellemans. “Om onze prijzen scherp te houden, halen we onze producten uit het Verre Oosten en gebruiken we restpartijen van bekende A-leveranciers. Het is onze kracht om snel in te spelen op de kansen die zich voordoen. Het gevolg is dat we veel wisselingen hebben in wat er in ons magazijn op voorraad ligt en wat er dagelijks naar de winkels gaat. We hebben geen vaste flow, zoals je wel bij supermarkten ziet.’’

Om orderpickprocessen efficiënt te houden en de magazijnruimte zo goed mogelijk te benutten, moet ieder artikel aan de meest optimale opslaglocatie worden toegewezen. Snellopers die vaak worden gepickt moeten het liefst vooraan in het magazijn liggen en ook moet goed worden gekeken naar de afmetingen. Dit is bij Extrashop een zeer dynamisch proces. Zowel het assortiment als de rotatiesnelheden wisselen snel en daarom moet het bedrijf tijdig kunnen heralloceren. Met het ERP-systeem waarmee het jarenlang zijn magazijn aanstuurde, lukte dat niet.

Ketenbrede blik
Tegelijk met de al genoemde uitbreiding van het magazijn besloot Extrashop een separaat warehousemanagementsysteem (WMS) te implementeren, bovenop het ERP-systeem. Het doel was de magazijnoperatie naar een hoger plan te tillen en tegelijkertijd transport en herbevoorrading van de winkels te optimaliseren. “We zochten een softwarepartner die verder kon kijken dan de vier muren van een magazijn”, vertelt Bellemans. “Dus geen leverancier die ons een bepaalde werkwijze ging opleggen, maar die een open blik heeft en kijkt naar de keten als geheel. Hoe kun je de handlingkosten verlagen en tegelijk je vrachtauto’s slimmer beladen? En ook je winkelpersoneel efficiënter laten werken? Daarnaast wilden we gewoon een gebruiksvriendelijk WMS met een eenvoudige userinterface, zodat medewerkers niet eerst een hele opleiding hoeven te volgen voordat ze ermee kunnen werken.”

Leverbetrouwbaarheid
Softwareleverancier Centric bleek de partij die het beste aansloot bij de eisen en wensen van Extrashop. Dit bleek ook uit de aansprekende referenties van andere retailers die met Locus WMS werken. Inmiddels is het systeem volledig operationeel in het distributiecentrum in Zwevegem.

Eén van de zaken die opvallen sinds de ingebruikname van Locus WMS, is de daling van het aantal fouten bij leveringen aan winkels. Bellemans: “Het nieuwe WMS biedt ons inzicht in de voortgang van de operatie. Je ziet direct waar in het proces een bepaalde pallet zich bevindt. Eventuele vertragingen worden proactief gesignaleerd, zodat je tijdig kunt ingrijpen en maatregelen nemen om een vrachtwagen alsnog compleet en op tijd vanaf het dock te laten vertrekken.”

Continu optimaliseren
Een ander nu al waarneembaar voordeel van Locus WMS is dat het rust heeft gebracht op de werkvloer. Orderpickers bewegen niet meer zoals voorheen kriskras door het magazijn, maar nemen netjes de meest efficiënte looproutes langs de picklocaties die handig zijn ingedeeld op basis van rotatiesnelheid en productafmetingen. Bellemans: “In samenspraak met Centric hebben we in het magazijn zones op basis van winkelindeling gecreëerd. Artikelen die dicht bij elkaar in de winkelschappen staan, bevinden zich in dezelfde orderpickzone. Daardoor belanden die artikelen automatisch op dezelfde ladingdrager. Dat zorgt ervoor dat winkelpersoneel tijdens het aanvullen van de winkelschappen zo min mogelijk hoeft te lopen. Het sterke van Locus WMS is dat het systeem zelf berekent wat de optimale magazijnlocatie voor een artikel is en een signaal afgeeft als dit verandert.”

Een meebewegend WMS
Centric Locus WMS is inmiddels geruime tijd live en heeft zich gemanifesteerd als een adaptief systeem dat goed kan omgaan met de variabiliteit in Extrashop’s supply chain. Het biedt geavanceerde functionaliteit, waarmee de meest uiteenlopende retailprocessen kunnen worden aangestuurd, maar kan zo worden geconfigureerd dat het alleen doet wat nodig is. “We willen als bedrijf kunnen groeien en niet bij iedere verandering het hele WMS opnieuw hoeven te programmeren. Tijdens de implementatie hebben we ervaren dat Locus WMS eenvoudig te integreren is zonder maatwerk. En dat aanpassingen relatief snel kunnen worden doorgevoerd.”

Extrashop heeft met Centric een partner gevonden waarmee het zijn hele supply chain-operatie op topniveau heeft gebracht. “De mensen van Centric denken met ons mee en kijken verder dan alleen hun eigen WMS. De software is flexibel in te richten en kan meebewegen met de variabiliteit in onze organisatie. Precies wat we bij Extrashop nodig hebben.”

“Eventuele vertragingen worden door Locus WMS proactief gesignaleerd, zodat we tijdig kunnen ingrijpen”

Michiel Bellemans, supply chain manager Extrashop