Scotch & Soda heeft het afgelopen jaar 36 nieuwe winkels geopend in onder meer Noord-Amerika, het Midden-Oosten en China. Deze groei tot in totaal 277 winkels was niet mogelijk zonder flinke investeringen in logistiek en IT, vertelt cfo Thomas Bervoets. Door de voorraad op de juiste plek neer leggen verwacht de modeketen minder vaak te hoeven afprijzen.
De volledige bedrijfsvoering van Scotch & Soda draaide jarenlang op één groot, sterk aangepast softwaresysteem van Microsoft. In 2019 liep het Amsterdamse lifestylemerk tegen de grenzen van dat systeem aan. “Dat resulteerde in storingen tijdens het piekseizoen van dat jaar. We wilden groeien, maar dit ERP-systeem hield ons tegen”, vertelt cfo Thomas Bervoets tijdens een conferentie van Manhattan Associates in Berlijn.
Ruim twee jaar geleden besloot Scotch & Soda het oude ERP-systeem stap voor stap te ontmantelen. “Wij zijn het monolithische systeem gaan vervangen door een combinatie van gespecialiseerde softwareoplossingen”, legt Bervoets uit. “Eén voor één hebben we alle...
Scotch & Soda heeft het afgelopen jaar 36 nieuwe winkels geopend in onder meer Noord-Amerika, het Midden-Oosten en China. Deze groei tot in totaal 277 winkels was niet mogelijk zonder flinke investeringen in logistiek en IT, vertelt cfo Thomas Bervoets. Door de voorraad op de juiste plek neer leggen verwacht de modeketen minder vaak te hoeven afprijzen.
De volledige bedrijfsvoering van Scotch & Soda draaide jarenlang op één groot, sterk aangepast softwaresysteem van Microsoft. In 2019 liep het Amsterdamse lifestylemerk tegen de grenzen van dat systeem aan. “Dat resulteerde in storingen tijdens het piekseizoen van dat jaar. We wilden groeien, maar dit ERP-systeem hield ons tegen”, vertelt cfo Thomas Bervoets tijdens een conferentie van Manhattan Associates in Berlijn.
Ruim twee jaar geleden besloot Scotch & Soda het oude ERP-systeem stap voor stap te ontmantelen. “Wij zijn het monolithische systeem gaan vervangen door een combinatie van gespecialiseerde softwareoplossingen”, legt Bervoets uit. “Eén voor één hebben we alle cruciale onderdelen uit het ERP-systeem gehaald en ondergebracht in nieuwe tools. Wij zijn gestart met point-of-sale, ordermanagement en e-commerce.”
Nieuw distributiecentrum
Tegelijkertijd besloot Scotch & Soda te investeren in een nieuw distributiecentrum in Hoofddorp. Het bedrijf beschikte tot dat moment over zes magazijnen, waarvan één in Canada, één in de Verenigde Staten, één in Hong Kong en maar liefst drie in Nederland: één voor bevoorrading van de eigen winkels, één voor levering aan groothandelsklanten en één voor de fulfilment van online orders.
Tekst gaat verder onder de foto
“Deze situatie met drie verschillende magazijnen in Nederland beperkte ons eveneens in de groei. Door de voorraden voor de drie kanalen in één distributiecentrum bij elkaar te leggen, kunnen we daar beter en flexibeler gebruik van maken. Simpelweg omdat de voorraad dan niet langer beschikbaar is voor alleen het offline of online kanaal, maar voor alle klanten.”
Voor aansturing van de operatie in het nieuwe distributiecentrum besloot Scotch & Soda eveneens een nieuw softwaresysteem aan te schaffen. In april 2021 startte de zoektocht die eindigde bij het warehousemanagementsysteem (WMS) van Manhattan Associaties dat volledig in de cloud draait. “Als cfo heb ik natuurlijk gelet op de kosten, maar we hebben ook gekeken in hoeverre het systeem past bij ons bedrijf en hoe het in de toekomst wordt doorontwikkeld. Met dit systeem hoeven we misschien nooit meer een upgrade te doen.”
Medewerkers aan boord krijgen
In oktober 2021 ging de implementatie van start. Aanvankelijk was het de bedoeling om het nieuwe WMS tegelijk met het nieuwe distributiecentrum in maart 2022 in gebruik te nemen, maar Bervoets is blij dat besloten is tot twee maanden uitstel.
Tekst gaat verder onder de foto
“De grootste uitdaging betreft niet alleen de integratie met de andere systemen, maar ook het verandermanagement. We hebben onze mensen een Ferrari gegeven, maar dat betekent niet automatisch dat ze die gaan gebruiken. Sommigen blijven liever in de oude auto doorrijden”, ervaart Bervoets. “Daarom hebben we de medewerkers bij de hand genomen en hen met het nieuwe systeem geleerd te werken."
Masterdata op orde
Een andere aandachtspunt is de kwaliteit van de masterdata zoals de afmetingen van de artikelen. De medewerkers waren gewend de verzenddozen zo vol mogelijk te stoppen. Nu berekent het WMS op basis van de masterdata welk doosformaat ze nodig hebben en welke artikelen ze daarin moeten leggen. “Maar als de masterdata niet op orde zijn, resulteert dat in halfvolle dozen en het transport van lucht. En we hebben inderdaad een tijd lang behoorlijk wat lucht getransporteerd”, geeft Bervoets toe.
Allocatie van voorraad
Ruim een jaar na de start kijkt Bervoets tevreden terug op de implementatie van het WMS. Het nieuwe omnichanneldistributiecentrum is volledig in gebruik, inclusief de RFID-tunnels voor het automatisch scannen van ingaande en uitgaande goederenstromen. “We maakten al gebruik van RFID in de winkels, maar nu kunnen we ook in het distributiecentrum profiteren van deze technologie”, vertelt Bervoets.
Het nieuwe WMS draait nu voor 80 procent. “We moeten nog één verkoopkanaal aanzetten. Volgend jaar gaan we het systeem implementeren in ons distributiecentrum in Hong Kong.”
De volgende stap is de implementatie van software die ondersteuning biedt voor de allocatie van voorraad. “We hebben veel voorraad en veel kanalen om die voorraad aan de man te brengen. Dat betekent dat we veel beslissingen moeten nemen en ook veel kansen hebben om die beslissingen te verbeteren. Met deze tool kunnen we bepalen hoeveel voorraad we op welk moment in welke winkels moeten neerleggen en hoeveel we in de distributiecentra achter de hand moeten houden.”
Tekst gaat verder onder de foto
Minder vaak afprijzen
Allocatie van voorraad was eveneens een proces dat lange tijd werd ondersteund door het oude ERP-systeem. Maar door de ontmanteling van dat systeem functioneerde dat proces niet meer. “Met als gevolg dat we nu weer Excel gebruiken, maar dat is natuurlijk geen duurzame oplossing”, stelt Bervoets. “Daarom zijn we op zoek gegaan naar een nieuwe tool. Deze tool stelt ons in staat om datagedreven beslissingen te nemen en onderscheidt zich van andere systemen door de gebruiksvriendelijkheid.”
In 2023 moet de allocatietool in gebruik zijn. Scotch & Soda verwacht dan minder vaak artikelen te hoeven afprijzen en minder vaak voorraad van het ene naar het andere voorraadpunt te hoeven verplaatsen. “Bovendien: als een artikel in een winkel ligt, betekent dat niet dat het artikel alleen bestemd is voor verkoop in die winkel. We kunnen ook online orders vanuit de winkels versturen. Click & collect, ship-from-store: volgend jaar gaan we daarmee aan de slag. We kunnen nu in feite alle mogelijkheden ondersteunen.”
Meer nieuwe markten
De investeringen in IT en logistiek betalen zich uit, aldus Bervoets. Scotch & Soda beschikt inmiddels over 277 winkels in Europa, Noord-Amerika, Midden-Oosten, Australië en Zuid-Afrika. Daarnaast ligt de collectie in nog eens 7000 winkels van retailers als Bloomingdales, Galeries Lafayette, El Corte Ingles, Breuninger en David Jones en in webshops zoals die van Zalando.
De omzet is door de uitbreiding van het aantal winkels met 23 procent gegroeid tot 342,5 miljoen euro. Bervoets: “De komende jaren zullen we blijven investeren in groei en nog meer nieuwe markten betreden.”
