Sinds vijf jaar vertrouwt ToyChamp op Locus WMS voor de bevoorrading van de winkels. Nu zet Nolmans Retail Support, verantwoordelijk voor de logistiek van ToyChamp, dit warehouse management systeem ook in voor het verzamelen en verzenden van online orders. Aleyna Fidan rekent op een hogere voorraadbetrouwbaarheid en meer efficiëntie in de online operatie: “Het is cruciaal dat de artikelen die we online aanbieden daadwerkelijk beschikbaar zijn.”

ToyChamp beschikt over 33 speelgoedwinkels, waarvan 24 in Nederland en 9 in België. Dat zijn winkels waar kinderen hun helden zoals K3, Bumba en Spiderman kunnen ontmoeten en waar ze speelgoed kunnen uittesten tijdens interactieve demonstraties. “Wij staan voor winkelbeleving. Wij geloven daadwerkelijk in de kracht van winkels”, vertelt Aleyna Fidan. Zij is verantwoordelijk voor de logistiek binnen Nolmans Retail Support, het bedrijf dat de logistiek en administratie voor speelgoedketen ToyChamp verzorgt.

Uiteraard heeft ToyChamp een omnichannelstrategie, maar die staat vooral ten dienste van de winkels. “Sinds 2013 hebben we een eigen webshop, waarmee we in eerste instantie kinderen naar onze winkels willen trekken. Natuurlijk, een webshop is misschien handig om een pre-order van je favoriete game te plaatsen of een actie in een winkel op te volgen. Maar we geloven niet dat je een kind zover krijgt om minutenlang door een webshop te scrollen en zijn favoriete speelgoed uit te zoeken. Daarvoor moet je in de winkel zijn”, zegt Fidan.

Sturend WMS

De bevoorrading van de winkels gebeurt vanuit het distributiecentrum in Genk, dat grotendeels is ingericht met pallet- en legbordstellingen. In het magazijn werken zo’n 25 mensen, waarvan het merendeel met elektropallettrucks langs de stellingen rijdt om orders te verzamelen. Sinds 2018 worden zij aangestuurd door Locus WMS, het warehouse management systeem van Centric. “Tot die tijd maakten we gebruik van de WMS-module in het ERP-systeem, maar dat bood lang niet zoveel functionaliteit. Dat was een registrerend en geen sturend systeem zoals Locus WMS.”

Aan de hand van een voorbeeld legt Fidan uit wat het verschil tussen een registrerend en sturend WMS is. Als een medewerker vroeger een order opstartte, diende hij zelf uit te zoeken hoe hij de bestelde producten het beste kon verzamelen en op pallets stapelen. Van een efficiënt orderpickproces was daardoor geen sprake. Locus daarentegen berekent vooraf het totale volume van de order en het daarvoor benodigde aantal pallets. Vervolgens vertelt het systeem wat de meest efficiënte route langs alle picklocaties en de optimale stapelvolgorde per pallet is. “Daarbij houdt Locus rekening met de verschillende productgroepen, zodat alle Lego-dozen op dezelfde pallet terechtkomen. Dat is wel zo efficiënt bij het aanvullen van de schappen in de winkels”, weet Fidan.

Robuust en schaalbaar

De implementatie van Locus WMS vond plaats toen ToyChamp een groeispurt maakte en verhuisde naar een groter distributiecentrum. “ToyChamp had op dat moment 16 winkels, maar genoeg opslagruimte voor 35 tot 40 winkels. Om die groei te kunnen realiseren, was een nieuw warehouse management systeem onontbeerlijk”, vertelt Fidan.

Nolmans Retail Support heeft verschillende systemen bekeken. Dat de keuze viel op Locus WMS, is niet alleen vanwege de rijkdom aan functionaliteit maar ook vanwege de referenties in de retail en speelgoedbranche. Daarnaast liet Centric zien te willen meedenken over de inrichting en aansturing van de processen. Of het nu gaat om kostbare producten zoals Playstations of Xboxen, grote producten zoals glijbanen of zware producten zoals zakken speelzand: Centric weet hoe lastig het is om al die verschillende producten efficiënt te verwerken en te combineren in één zending.

Nu Locus WMS vijf jaar in gebruik is, merkt Fidan dat de logistieke operatie niet alleen efficiënter, maar ook robuust en schaalbaar is geworden. “Het handvol mensen dat in de begintijd in het distributiecentrum werkte, bestond uit echte productkenners. Als het zomerseizoen eraan kwam, wisten ze precies welke artikelen ze met hun reachtrucks uit de stellingen moesten halen en op een toegankelijke opslaglocatie neerzetten. Maar nu we te maken hebben met een snel groeiende organisatie, kunnen we niet alleen meer op ervaren experts vertrouwen. Zowel tijdens rustige als drukke periodes moeten we ook onervaren medewerkers duidelijke instructies kunnen geven om alles ordentelijk, productief en accuraat te laten ver lopen. Daarvoor is een sturend systeem noodzakelijk geworden.”

“Om de verwachte groei te faciliteren, was een sturend warehouse management systeem onontbeerlijk.”
Aleyna Fidan, senior stock control officer bij Nolmans Retail Support

Voorraadbetrouwbaarheid

Opvallend is dat Locus WMS vijf jaar lang alleen voor de retailoperatie is ingezet. Voor de e-commerce-operatie maakte Nolmans Retail Support nog steeds gebruik van de WMS-module van het ERP-systeem. “Toen we het nieuwe distributiecentrum in gebruik hebben genomen, zijn we het oude magazijn inclusief het oude systeem blijven gebruiken voor de afhandeling van online orders. Dat leverde echter steeds meer problemen op, met name op het gebied van voorraadbetrouwbaarheid. In e-commerce is het cruciaal dat alle artikelen die we op onze website aanbieden ook echt beschikbaar zijn in het magazijn”, verklaart Fidan.

Dat was niet altijd het geval. Neem als voorbeeld een omdoos waarin veertig pennen in vier verschillende kleuren horen te zitten: tien rode, tien blauwe, tien groene en tien zwarte. In de praktijk gebeurt het regelmatig dat er misschien twintig rode en nul blauwe in zitten. “In de winkel is dat geen probleem, want dan kiest de klant gewoon uit de kleuren die wel beschikbaar zijn. In e-commerce is dat wel een probleem. Als het systeem verwacht dat er tien blauwe pennen op voorraad liggen, bestelt de klant een blauwe pen terwijl die niet beschikbaar is. Met als gevolg dat we allerlei oplossingen moeten bedenken om die klant toch tevreden te stellen, zoals een andere kleur opsturen of geld teruggeven.”

Dat was voor Nolmans Retail Support reden om ook de e-commerce-operatie aan te pakken. Deze operatie wordt nu eveneens aangestuurd door Locus WMS. “Anders dan het oude systeem biedt Locus WMS wel de mogelijkheid om accuraat vast te leggen welke varianten op voorraad liggen. Op het moment dat we een omdoos openen, checken we meteen wat de inhoud is”, legt Fidan uit.

Slim onderscheid

In het distributiecentrum zijn de retail- en e-commerce-operatie zoveel mogelijk geïntegreerd. Als het gaat om artikelen die in dezelfde verpakkingsvariant naar zowel winkels als online klanten gaan - denk aan glijbanen of grote legodozen - maken de orderpickers gebruik van dezelfde pickvoorraad in het nieuwe distributiecentrum. Als de verpakkingsvariant verschilt, worden de artikelen op verschillende picklocaties gelegd. Dat is bijvoorbeeld het geval met de doos met veertig pennen. Winkels krijgen alleen volle dozen, terwijl online klanten de pennen per stuk kunnen bestellen. “Deze producten pakken we uit in het oude magazijn. Daar hebben we meer legbordstellingen en dus meer mogelijkheden om de verschillende varianten op gescheiden locaties te leggen”, vertelt Fidan.

In het orderpickproces maakt Locus WMS slim onderscheid tussen online orders met één orderregel en online orders met twee of meer orderregels. Bij twee of meer orderregels maken de orderpickers gebruik van pickkarren met twaalf vakken die aan twaalf online orders zijn gekoppeld. Dat stelt de orderpickers in staat om de gepickte artikelen direct per order te sorteren, zodat ze op de paktafel alleen nog maar gecontroleerd en verpakt hoeven te worden. “Voorheen gebruikten we dat proces ook voor alle eenregelige orders, ook al hoefden we die artikelen niet te sorteren. Daardoor kon elke orderpicker niet meer dan twaalf orders tegelijk verzamelen. Nu voegt Locus WMS alle eenregelige orders samen tot één grote batch die we tegelijkertijd verzamelen op één pallet. Dat gaat een stuk sneller”, legt Fidan uit.

“Dat we met Locus WMS nu zoveel data verzamelen, stelt ons in staat om onze operatie continu te verbeteren.”
Aleyna Fidan, senior stock control officer bij Nolmans Retail Support

Continu verbeteren

De voordelen voor de retailoperatie - nog steeds het leeuwendeel van de bewegingen - zijn ondertussen bewezen. Wat het voor e-commerce oplevert, durft Fidan nog niet te zeggen. Daarvoor is het systeem nog niet lang genoeg in gebruik. Maar dat het systeem tot significante verbetering van de efficiëntie leidt, staat voor de senior stock control officer van Nolmans Retail Support vast. “Veel taken vallen nu weg, zoals het verzamelen van goederen in het nieuwe distributiecentrum om die in het oude magazijn weer in te boeken en op voorraad te leggen. In drukke maanden was een medewerker daar een hele dag druk mee. Zodra we een en ander hebben gefinetuned, kunnen we opnieuw een flinke verbeterslag maken.”

Daarnaast verwacht Fidan dat de verbeterde voorraadbetrouwbaarheid leidt tot een reductie van het aantal onvolledige orders en een stijging van de klanttevredenheid. “Natuurlijk kan het nog steeds gebeuren dat we een telfout maken, waardoor de voorraad niet klopt en we een order niet kunnen uitleveren. Omdat we met Locus WMS nu zoveel data verzamelen, kunnen we analyseren wat er is misgegaan. Dat stelt ons in staat om onze operatie continu te verbeteren.”

De echte test voor Nolmans Retail Support volgt dit najaar als de orders voor Sinterklaas en Kerstmis binnenkomen. “Als het lukt om die orders compleet en op tijd te versturen en dat ook nog eens efficiënter te doen dan vorig jaar, kunnen we pas echt aangeven hoe groot het succes is.”