Door Marcel te Lindert
Bron: RetailTrends 9

Een betrouwbare voorraadadministratie is onontbeerlijk voor retailers. Regelmatig tellen is de enige manier om te garanderen dat de voorraad in het IT-systeem overeenkomt met die in de winkels. Prénatal heeft zijn winkelmedewerkers daarom uitgerust met mobiele devices, zodat ze zelf de stand van zaken kunnen inventariseren.

Lange tijd huurde Prénatal een extern bedrijf in voor inventarisatie van de voorraden in de twintig megastores en 39 citystores in Nederland. Eens per jaar bezocht dit bedrijf de winkels om nauwgezet te tellen hoeveel items van elk artikel op de schappen en in het winkelmagazijn lagen. “In principe was niets mis met de aanpak van dat bedrijf, alleen voldeed het niet helemaal meer aan de eisen van deze tijd”, blikt Cor van Gils terug, ict-manager bij de retailer in babyspullen en positiekleding. De kosten van uitbesteding en het gebrek aan flexibiliteit blijken lastig. Een voorraadinventarisatie van eens per jaar is onvoldoende om een nauwkeurig overzicht van de winkelvoorraden te verkrijgen. Hierdoor lopen de winkels het risico dat artikelen uitverkocht raken en verkopen worden gemist, of dat te hoge volumes worden ingekocht. De winkelketen wil daarom de ruimte hebben om bepaalde productgroepen vaker te tellen als dat wenselijk is. “Met name in dit omnichanneltijdperk is een grote voorraadbetrouwbaarheid cruciaal”, aldus Van Gils. “Dat maakt het bijvoorbeeld mogelijk om te checken of een uitverkocht artikel in een naburig filiaal nog wel op voorraad ligt. Wij zijn nog niet zover dat we ook online inzicht in de voorraden van winkels kunnen bieden, maar dat willen we wel mogelijk maken.” Om meer grip op de voorraadinventarisaties te krijgen, besluit Prénatal de tellingen zelf op te pakken. In samenwerking met Zebra Technologies wordt gekozen voor ict-dienstverlener Dalosy, die een applicatie voor voorraadbeheer op een Android-platform voor Prénatal ontwikkelde. Daarbij werkte men nauw samen met de voorraadbeheer- en ict-afdeling van de retailer.

Scanfunctie
De app is geïnstalleerd op mobiele devices met de look-and-feel van een smartphone die Prénatal speciaal voor deze toepassing heeft aangeschaft. Met hulp van de scanfunctie op de mobiele apparaten kunnen medewerkers van Prénatal nu zelf de voorraad tellen. Het apparaat maakt daartoe automatisch verbinding met het draadloze netwerk in de winkel. De app checkt vervolgens of de geregistreerde aantallen overeenkomen met de aantallen die staan in Steps, het door Prénatal ontwikkelde erp-systeem. Als de voorraadtelling een te grote afwijking oplevert, geeft de app dat aan. Een collega krijgt dan opdracht om een controletelling uit te voeren. “Met de app kunnen we nu veel sneller schakelen. Als we het vermoeden hebben dat de voorraadniveaus van een bepaalde productgroep niet kloppen, kunnen we meteen een voorraadtelling opstarten. We spelen daardoor veel korter op de bal, wat leidt tot een veel betrouwbaardere voorraad”, legt Van Gils uit.

“Belangrijkste is dat we nu zelf de regie voeren over dit proces.” Aanvankelijk telde de app alleen een functionaliteit voor voorraadinventarisatie. Geleidelijk zijn daar meer functies aan toegevoegd, zoals de mogelijkheid om prijsinformatie op te vragen door de barcode van een artikel te scannen. De verkoopmedewerkers kunnen zelfs schaplabels printen. Daarvoor moeten ze wederom het artikel scannen, waarna ze uit een van de vijf sjablonen kunnen kiezen. De app verstuurt vervolgens een printopdracht naar het erp-systeem, waarna de labelprinter in de winkel het gevraagde schaplabel inclusief de actuele prijs uitprint. Het zelf in beeld brengen van de voorraden met behulp van een mobiel device betekent een flinke verandering voor de medewerkers van Prénatal. Ze voeren de voorraadtellingen uit op de maandag, voordat de winkel opengaat. “We hebben hen in het proces meegenomen en uitgelegd wat er gaat veranderen. Het succes van een project zoals dit staat of valt met de begeleiding van de medewerkers”, zegt Van Gils.

De begeleiding omvatte niet alleen een training, maar ook uitleg als de medewerkers tijdens het gebruik vragen hebben over de app. Wat helpt is de gebruiksvriendelijke opzet van zowel de app als de mobiele computer. Ook medewerkers die minder goed met technologie overweg kunnen, hadden daardoor nauwelijks problemen. “Het project vergde veel tijd en energie, maar na verloop van tijd kregen de medewerkers de nieuwe werkwijze steeds beter onder de knie.” De werknemers zijn met name te spreken over snelheid en betrouwbaarheid van de apparaten, aldus Van Gils. “En de functionaliteit van de apparaten is uitgebreider dan we hadden durven hopen. Dat biedt de mogelijkheid om de scanners in de toekomst voor nog meer taken in de winkel te gebruiken.” Zo kijkt de winkelketen inmiddels naar extra functies die aan de app kunnen worden toegevoegd. “We hebben al verschillende ideeën, zoals het uitwisselen van gegevens tussen winkels.”

Besparingen
Voor de planning en begeleiding van de voorraadinventarisatie is per cluster van winkels een medewerker aangewezen. Dat is een persoon die goed snapt hoe de app werkt en die de medewerkers in de winkels kan helpen bij problemen. Elk cluster beschikt over een set van vijf mobiele computers. Het beheer en de updates gebeurt op afstand met speciale hiervoor ontwikkelde software van Zebra Technologies. Prénatal zet deze software ook in voor het beheer van andere apparaten, zoals iPads. De partijen hebben een driejarig servicecontract afgesloten zodat devices snel vervangen kunnen worden bij beschadigingen of defecten, zonder dat Zebra Technologies daar extra hardwarekosten voor rekent. De winkelketen heeft hierdoor exact in kaart wat de gebruikskosten voor de eerste drie jaar zijn. De nieuwe oplossing leidt al met al tot een flinke kostenbesparing, hoewel Van Gils niet kan aangeven hoe groot die besparing exact is. “Natuurlijk hebben we niet meer de out-of-pocketkosten die we voorheen kwijt waren aan inhuur van het externe bedrijf. Daar staat tegenover dat we onze eigen medewerkers extra moeten inzetten voor voorraadinventarisatie. Vergeet niet dat dat veel planning en voorbereiding vergt. Hoe dan ook: het feit dat we nu beter inzicht in onze voorraden hebben, betekent een enorme stap vooruit.”