Van snackkramen en horecapleinen tot tijdelijke verkooppunten bij evenementen: bij leisureconcern Libéma ligt voorraad verspreid over tientallen locaties. Met een digitaal voorraadbeheersysteem krijgt de exploitant van onder meer Beekse Bergen, Brabanthallen en Aviodrome grip op zijn voorraad én de flexibiliteit om producten snel te verplaatsen.
Branded content
Libéma beheert zijn voorraad in een omgeving die sterk afwijkt van de klassieke retailsetting. ''Op 1 locatie liggen producten verspreid over meerdere verkooppunten, vaak tijdelijk en seizoensgebonden. Dat maakte overzicht houden in het verleden lastig'', vertelt Geeke Oerlemans, projectmanager ICT bij Libéma. ''We werkten lange tijd met Excel-lijstjes en geprinte briefjes om de voorraad bij te houden. Zeker in het Safaripark, met meerdere horecapleinen en uiteenlopende verkooppunten zoals snackpoints en Spirello- en churroskramen, lag de voorraad overal.''
Die dynamiek speelt zowel in de parken als bij evenementlocaties. ''Bij de Brabanthallen zijn voorraadpunten vaak mobiel en afhankelijk van het evenement. Dat zie je ook terug bij de Light Safari Beekse Bergen met tijdelijke verkooppunten. Daardoor is het lastig om goed zicht te houden op waar producten liggen.''
Stefanie Dirks, hoofd horeca van Speelland Beekse Bergen, vult aan: ''De oude werkwijze was tijdrovend en foutgevoelig. We moesten alles telkens bij elkaar optellen, uitrekenen en opnieuw invoeren. Het kostte veel tijd en je raakte makkelijk het overzicht kwijt.''
Meer grip
Voor Libéma was dat aanleiding om het inkoopsysteem te digitaliseren. In 2018 startte het bedrijf met de samenwerking met Colleqtive. Dit platform is ontwikkeld om winkel- en voorraadprocessen te stroomlijnen. Met behulp van intuïtieve apps ondersteunt Colleqtive frontoffice medewerkers bij dagelijkse taken zoals voorraadregistratie, tellen, bestellingen en voorraadtransfers, én geeft het hoofdkantoren realtime inzicht in voorraadniveaus en operationele data.
Tekst loopt door onder het beeld
''We hebben ons voorraadbeheer gekoppeld aan het bestaande inkoopsysteem'', legt Oerlemans uit. ''Daarin staan alle artikelen, inclusief sku, inkoopprijs en leverancier. Die data zijn gesynchroniseerd met Colleqtive.''
Dat maakt volgens Dirks een groot verschil op de werkvloer. ''Voorheen moesten we alles opschrijven en aan het einde van de maand aanleveren. Nu wordt alles direct vastgelegd bij het scannen van de barcode. We hebben bijvoorbeeld op meerdere plekken Pepsi staan en zien de voorraad terug per locatie. Zo weten we precies wat waar ligt. Het voorraadbeheer is veel overzichtelijker geworden.''
De implementatie verliep soepel. ''Het systeem is toegankelijk. Medewerkers konden er direct mee aan de slag. In samenwerking met Colleqtive is een workflow ontwikkeld waarin horecamanagers zelf controles en correcties kunnen uitvoeren. Ook kan er vanuit het systeem een signaal naar het financeteam worden gestuurd, zodat inkoop en verkoop met elkaar vergeleken kunnen worden.''
Flexibiliteit
Het grootste voordeel zit in de flexibiliteit, aldus Dirks. ''Met zoveel verkooppunten is het essentieel dat je voorraad kunt verplaatsen. Heb je ergens te veel liggen, dan kun je het elders inzetten. In het systeem lever je producten door naar de juiste afdeling, zodat inkopen, balans en derving blijven kloppen.''
Die wendbaarheid is juist bij seizoenswisselingen cruciaal. Oerlemans: ''In de winter zijn de buitenverkooppunten gesloten, maar daar ligt nog wel voorraad. Door die door te leveren, kunnen we producten blijven gebruiken én klopt de financiële verrekening. Als producten tegen de houdbaarheidsdatum lopen, kunnen we ze gemakkelijker herverdelen. Dat helpt bij het terugdringen van voedselverspilling.''
Minder fouten tijdens piekdrukte
Digitale vastlegging voorkomt dat handelingen worden vergeten, merkt Dirks. ''Voorheen schreven we derving of doorlevering op een briefje. Nu staat het meteen in het systeem.'' Dat is vooral zichtbaar in drukke periodes. ''Als een horecapunt op een zomerdag ineens zonder ijsjes zit, is er geen tijd om eerst Excel bij te werken. Met de telefoon scan je direct. Het gaat niet nooit fout, maar het scheelt enorm.''
De praktijk is eenvoudig: medewerkers stemmen onderling af waar voorraad vandaan gehaald kan worden, halen deze op en de leverende afdeling scant het product en boekt het door naar de juiste locatie.
Daarnaast ziet Dirks de winst vooral in tijd en inzicht. ''Voorraadbeheer is verplicht, maar het hoofdkantoor ziet niet altijd hoeveel tijd het kost op de vloer. Met de juiste tools zijn medewerkers er minder lang mee bezig.'' Dat effect werkt door in de hele organisatie. ''Rayon- en vestigingsmanagers krijgen beter overzicht. Het hoofdkantoor ziet waar het wringt en kan bijsturen.''
Verdere uitbreiding
Sinds de start is het gebruik van het systeem binnen Libéma sterk uitgebreid. Oerlemans: ''We zijn begonnen met alleen het Safaripark. Daarna zijn steeds meer locaties aangesloten, waaronder recentelijk Hotel Kasteel Steenenburg en Golf de Gulbergen. Het zijn heel verschillende omgevingen, maar overal gebruiken we dezelfde basis.''
Deze uitbreidingen gaan hand in hand met een doorontwikkeling van het platform. ''We tellen nu ook non-foodartikelen. Dat is vooral handig in souvenirshops, waar veel vergelijkbare producten liggen, zoals verschillende giraf- of okapiknuffels. Scannen voorkomt zoekwerk.''
Software moet meebewegen met het proces
De essentie is universeel, stelt Gert Jan van Bruchem, medeoprichter van Colleqtive. ''Of je het nu magazijnen noemt of winkels: het is voorraad. Die wil je met de juiste aantallen op de juiste plek, op het juiste moment. Medewerkers moeten er niet over na hoeven denken. Ze worden ondersteund met de juiste gegevens en met gebruiksvriendelijke applicaties. Daardoor kunnen ze efficiënt en prettig werken en klanten snel helpen.''
Die eenvoud vormt volgens hem de kracht van het platform. ''We werken met 1 standaardapplicatie, maar per klant kunnen we instellingen aanpassen zodat het aansluit op hun processen.''
Korte lijnen als randvoorwaarde
Tot slot is er standaard maandelijks overleg tussen Libéma en Colleqtive. ''Daarin bespreken we ontwikkelingen en kansen'', zegt Oerlemans. ''De lijnen zijn kort. Als er iets is, krijgen we vaak binnen een half uur reactie.''
Juist in een organisatie met veel locaties en wisselende verkooppunten blijkt die combinatie van korte lijnen en praktische ondersteuning bepalend voor het succes van het systeem.
Reacties 0