Veritas is in vier jaar tijd veranderd van een noodlijdende winkelketen in een moderne en financieel gezonde omnichannel-retailer. Cruciaal in dit traject was de digitale transformatie geleid door Kris De Moor. “Het is cruciaal dat we beschikken over een modern, uniform en krachtig doch eenvoudig omnichannel-platform dat beheersbaar en betaalbaar is en functioneel en technisch met ons meegroeit.”

Tot 2019 was Veritas een retailer zoals zovele: gezegend met een lange en fraaie historie, maar beland in een neerwaartse spiraal door oplopende kosten, achterblijvende investeringen en de opkomst van het online kanaal. Daarin kwam verandering toen nieuwe investeerders het roer overnamen en de ervaren moderetailer Corneel De Maeyer tot CEO benoemden om de volledige transformatie in goede banen te leiden.

In vier jaar tijd hebben zij Veritas getransformeerd tot een moderne en gezonde retailer die fraaie cijfers kan overleggen: in 2023 waren de 120 winkels goed voor een omzet van 95 miljoen euro en een zeer gezonde EBIDA. De ambities reiken evenwel verder. Veritas wil verder groeien, niet alleen binnen België maar ook daarbuiten. In Maastricht, Den Bosch en Breda zijn inmiddels drie testwinkels geopend.

Pleister op pleister

De inhoudelijke transformatie die Veritas heeft ondergaan, is zichtbaar op de winkelvloer. De unieke combinatie van mode- en hobbyproducten is in stand gebleven, maar de formule is vernieuwd en het assortiment is uitgebreid met nieuwe merken en productgroepen. Consumenten kunnen in de winkels niet alleen terecht voor beenmode, ondergoed en modeaccessoires, maar ook nog steeds voor stoffen, wol en alle andere benodigdheden om zelf kleding te maken. Mensen inspireren met een uitgebreid gamma aan accessoires, ideeën en ingrediënten om zelf aan de slag te gaan met het in de verf zetten van hun persoonlijkheid, luidt Veritas’ missie.

Daarnaast heeft achter de schermen een minstens zo grote technische rationalisatie en transformatie plaatsgevonden. Veritas heeft flink geïnvesteerd in de IT-infrastructuur en het applicatielandschap. “Het bedrijf was gewend om voor elke toepassing op zoek te gaan naar het beste systeem op de markt, veel maatwerk daaraan toe te voegen en vervolgens complexe integraties met de bestaande systemen op te zetten”, vertelt Kris De Moor, die drie jaar geleden is aangesteld om de digitale transformatie te leiden. “Het resultaat was een complex geheel van systemen, waarbij elke wijziging resulteerde in nog meer maatwerk. Dat leidde tot pleister op pleister op pleister, maar op die manier bouw je geen omnichannel-oplossing.”

“Door meerdere systemen te vervangen door één modern omnichannelplatform, kunnen we toekomstige groei maximaal ondersteunen.”
Kris De Moor, Veritas

Einde levensduur

De vervanging van het volledige point-of-sale-systeem (POS) was één van de urgente en kritieke pijnpunten. Kris De Moor: “Door de zeer complexe setup hadden we meerdere systemen die door achterblijvende investeringen aan het eind van hun levensduur waren. Het POS-systeem was ongezien zo verouderd, dat de leverancier begin 2022 vertelde aan het eind van dat jaar definitief met de ondersteuning te stop pen. Als gevolg hiervan hadden we slechts tien maanden om een nieuw systeem te selecteren en naar alle 120 winkels uit te rollen.”

De Moor koos voor een uiterst praktische aanpak. Hij besloot geen ellenlange RFI-documenten (request for information) rond te sturen en wekenlang te wachten tot ze ingevuld weer terugkwamen. “Die tijd hadden we niet. Bovendien levert zo’n RFI relatief weinig meerwaarde op als je voldoende kennis hebt en weet wat je wil. In plaats daarvan hebben wij acht leveranciers uitgenodigd voor een demo van twee uur. We hebben hen gevraagd om een aantal toepassingen te demonsteren die voor ons van cruciaal belang zijn. Op die manier is het ons gelukt om heel snel de diepte ingegaan.”

Omnichannel-platform

Op korte termijn wist Veritas een nieuw systeem te selecteren: ASPOS van Valk Solutions. “Wij zochten niet alleen een POS-systeem, maar een modern software-as-a-service omnichannel-platform dat draaide in de cloud en real-time opereerde. Daarvan waren er begin 2022 bijzonder weinig op de markt. ASPOS is geen omgebouwd kassasysteem, maar van de grond af opgebouwd als omnichannel-platform.”

Daarnaast zocht Veritas niet alleen een oplossing voor de commerciële activiteiten, maar ook voor de operationele activiteiten zoals voorraadbeheer. “Voorheen beschikten we naast het POS-systeem over verschillende systemen die allemaal aan elkaar waren gekoppeld. Die hebben we met de uitrol van ASPOS allemaal vervangen door één platform. Dat scheelt enorm in kosten, opleiding, onderhoud en beheer.”

Minstens zo belangrijk als de technologie is het bedrijf achter het platform. Veritas zocht een partner die qua grootte en mentaliteit goed aansloot op de eigen organisatie. “Daar geloof ik sterk in. Er waren grote internationale spelers die ook mooie oplossingen hebben, maar niet konden werken met onze tijdslijn en budget”, vertelt De Moor. “Bij Valk hadden we een zeer goed contact met de oprichter die echt verstand van zaken had en direct kon aan geven welke wensen hij wilde toevoegen aan hun roadmap voor innovatie. Die daadkracht sprak ons zeer aan.”

Snel schakelen

Groot voordeel biedt de native koppeling tussen ASPOS en PFA, het ERP-systeem dat Valk heeft ontwikkeld voor retailers in de modesector en dat al jarenlang door Veritas wordt gebruikt.

De Moor: “In onze visie telt het applicatielandschap in retail twee grote componenten. Enerzijds hebben we de commerciële engine die alles rondom klanten regelt, anderzijds de backoffice-engine voor alles rondom producten en logistiek. Dat beide engines van dezelfde leverancier afkomstig zijn, betekent dat we geen complex integratieproject hoefden op te tuigen. Juist dat zijn vaak de projecten waarmee je tijdslijnen en budgetten overschrijdt.

ASPOS beschikt ook over een native koppeling met Magento 2, het webshopplatform dat Veritas gebruikt. “Wij geloven in een applicatielandschap met een beperkt aantal kernoplossingen zoals ASPOS en PFA, aangevuld met randoplossingen zoals Magento 2. Door de intelligentie in de kernoplossingen te stoppen, zijn de randoplossingen relatief eenvoudig uitwisselbaar en kunnen we snel schakelen”, legt De Moor uit.

2+1 gratis

De native koppelingen met PFA en Magento 2 stellen Veritas in staat om klanten een uniforme beleving over alle kanalen te bieden. Informatie over de centrale voorraad kan via ASPOS real-time ontsloten worden richting alle winkels en webshops. Medewerkers hebben real-time inzicht in de verkoophistorie van klanten over alle kanalen heen. “Denk ook aan de mogelijkheid om via verschillende kanalen punten te sparen en in te wisselen. Of om op internet iets te bestellen en in de winkel terug te brengen. Dat is technisch allemaal mogelijk.”

Wat De Moor zeer aanspreekt, is de mogelijkheid om binnen één transactie zowel verkopen af te handelen als bestellingen te plaatsen. “Stel dat we een actie hebben zoals 2+1 gratis, maar dat de winkel slechts twee producten op voorraad heeft. Dan kunnen we die twee producten meegeven en het derde bestellen binnen dezelfde kassabon, zodat we niet langer workarounds hoeven te verzinnen.”

Elektronische identiteitskaarten

Valk heeft wel wat maatregelen moeten nemen om ASPOS geschikt te maken voor gebruik in België. Zo heeft het bedrijf een partner ingeschakeld voor het Franstalige deel van België en de software aangepast voor de Belgische wetgeving. “Dat gaat soms om kleine maar noodzakelijke aanpassingen, denk aan een bepaalde tekst die we verplicht op elke creditnota moeten zetten”, licht De Moor toe. “Maar Valk heeft ook enkele functionele aanpassingen gemaakt, zoals de mogelijkheid om typisch Belgische betaalmiddelen zoals cadeaucheques te gebruiken en elektronische identiteitskaarten uit te lezen. In België gebruiken we deze eID-kaarten om in de winkel klanten te identificeren en hun gegevens vast te leggen. Superhandig, want daardoor beschikken we altijd over de juiste gegevens.”

Nieuwe functionaliteit

Het is prima gelukt om ASPOS binnen tien maanden en binnen het afgesproken budget uit te rollen naar alle winkels. “Sterker nog: tussen het eerste contact met Valk en oplevering van de laatste winkel zat hooguit zeven maanden. Dat is inclusief de setup van de oplossing en de training van alle medewerkers. Erg fijn, want in de laatste twee maanden van het jaar halen we een groot deel van onze omzet. We konden het ons eigenlijk niet permitteren om in die laatste maanden bezig te zijn met uitrol van een nieuw kassasysteem.”

Op dit moment is Veritas in samenwerking met Valk bezig met verbetering en uitbreiding van het omnichannel-platform. Stap voor stap worden steeds meer nieuwe functies toegevoegd. De Moor: “Nu zijn we toe aan uitbreiding van de backoffice-functionaliteit. Als een medewerker bijvoorbeeld een online besteld pakket inboekt, ontvangt de klant straks automatisch een afhaalbericht. Dat helpt om onze medewerkers zo efficiënt mogelijk in te zetten: optimaliseren, standaardiseren en automatiseren van processen. Als retailer blijven we immers streng op de kosten letten.