Van lokale melkventer tot grote supermarktketen in het zuiden. Dat is in een notendop de geschiedenis van Jan Linders Supermarkten. De keten heeft de afgelopen jaren niet stilgezeten, er is veel geïnvesteerd in techniek en procesverbeteringen. Met name aan de kant van ERP, Promotie en Marketing. Wij spraken met Babette Voorn-Thissen en Thomas Heijnen, medeverantwoordelijk voor deze projecten bij Jan Linders. 

Even voorstellen 
Babette Voorn-Thissen heeft 13 jaar geleden de stap vanuit het reclamebureau gemaakt naar Jan Linders als medewerker weekfolder. Sinds een aantal jaar is zij als Teamlead Promotions eindverantwoordelijk voor de huisstijl, weekfolders, magazines, POS-materialen, signing en verpakkingen. Thomas Heijnen is ruim 14 jaar geleden gestart als Category Manager en mede verantwoordelijk geweest voor de implementatie van het nieuwe ERP-systeem. Vandaag de dag is hij verantwoordelijk voor het datamanagement en promotiebeleid bij Jan Linders als Commercial Support Manager. 

Waar het begon 
Vier jaar geleden raakte Thomas betrokken bij het IT-project om een nieuw ERP te implementeren. In eerste instantie werd het aangestuurd als data-project. Het eerste jaar inventariseerde Thomas met het projectteam de verwachtingen. Er werden gesprekken gevoerd met onder andere Superunie-lid SPAR om te kijken hoe Microsoft Dynamics 365 beviel. Hier kwamen we ook in aanraking met Relayter - het platform voor omnichannel content automation. In het tweede jaar werd duidelijk dat dit een integraal proces moest worden. Daarom werd ook Marketing aangesloten om te kijken hoe het gehele promotieproces efficiënter en duurzamer zou kunnen worden. 
 

Wat je kunt repeteren, kun je automatiseren 
Voor Marketing was verminderen van handwerk heel belangrijk, vanwege de foutgevoeligheid en enorme hoeveelheid DTP-uren. “Dit was onze kans, om met een nieuw ERP als goede basis ook gelijk de content-productie in Relayter vergaand te automatiseren.” Met een glimlach voegt Babette toe “wat je kunt repeteren, kun je automatiseren”. Na een gesprek met de directie over het plan werd er besloten om de eerder geïnventariseerde promotieproces stappen nog eens heel goed te bekijken. “Al snel werd duidelijk dat de gemaakte proces-flowchart volledig aangepast moest worden.” aldus Babette. 

Wat wilden jullie bereiken?
“Het ideale promotieproces creëren. We wilden het proces veel efficiënter maken, op alle vlakken. Interne overhead zoveel mogelijk wegsnijden, een duidelijke workflow opzetten en strenge deadlines. Wat moest resulteren in kortere doorlooptijden van het gehele proces. We kregen de kans om het nu echt goed te doen.”

Alle neuzen dezelfde kant op 
Om dit echt goed te krijgen, moest iedereen op gelijke voet met elkaar leren samenwerken. “Dat ging niet over één nacht ijs.” lacht Babette. Iedere afdeling heeft zijn eigen manier van werken. Maar er moesten stevige keuzes gemaakt worden. Category managers waren bijvoorbeeld gewend om een deal te maken en daarna de informatie zonder voorbereiding door te zetten. Alles kon last-minute of tussendoor, als er maar omzet kwam. Er waren heel veel wijzigingen tijdens het proces. “Tijdens het uitschrijven van de flow realiseerde we ons dat het ging om een complete cultuurverandering binnen Jan Linders.” voegt Thomas toe. 

“Wie te laat is, is nu gewoon te laat.” 

Wat was de impact van die wijzigingen? 
Thomas: “Dit zorgde voor erg veel ruis in de hele keten. Een product- of promotiewijziging veroorzaakte extra werk op alle afdelingen. We hebben het weten terug te brengen door het toevoegen én handhaven van deadlines in het proces.” Babette: “Dat was voor iedereen even wennen, maar alleen op deze manier was verkorten mogelijk. Wie te laat is, is nu gewoon te laat. Uitzonderingen en calamiteiten natuurlijk daargelaten.” Met alle betrokken afdelingen is het proces besproken en zijn verwachtingen en eisen doorgelopen. De uitdaging zat niet alleen intern, maar ook bij leveranciers die anders moesten gaan werken. 

Hoe ziet de oplossing er nu uit? 
“Per afdeling is de verantwoordelijkheid en eigenaarschap van verschillende facetten duidelijk vastgelegd. Zo heeft Category Management nu de verantwoordelijkheid dat promotiedata volledig en op tijd wordt aangeleverd. Om dit goed te faciliteren hebben we fors geïnvesteerd in het aanpassen van de promotiemodule binnen Dynamics 365. Marketing is verantwoordelijk voor de juiste contentproductie over alle kanalen en winkels. In Relayter is de business logica voor huisstijl elementen, actiemechanismen, templates, folder opmaak en POS-pakketten vastgelegd.” 

“De processen waren eerst omslachtig; losse excel sheets, beelden verzamelen en een grote hoeveelheid aan huisstijl- en opmaakregels. Je hoeft er nu niet meer over na te denken, de systemen doen dat voor ons.” ligt Babette toe. “De systemen sluiten ook naadloos op elkaar aan. Alle promotiedata beheren wij nu in Dynamics 365 op één plek. Is er een wijziging, dan wordt het daar aangepast en loopt het automatisch via Relayter eenduidig door in alle marketingmaterialen.” geeft Thomas aan. Het weekfolder-proces is met enkele weken verkort door deze nieuwe inrichting. Daarnaast is de productietijd van POS-materialen met ruim een week verkort en is er 1 FTE weggevallen zonder in te boeten op kwaliteit. 

Standaardisatie is key 
Babette geeft aan dat standaardisatie een belangrijk element was binnen de inrichting van de systemen en supermarkten. “Je kan bijvoorbeeld niet elke week een nieuw actiemechanisme verzinnen. Dan blijf je alles met de hand doen en dit maakt het voor zowel de organisatie als consument niet makkelijker. Maak standaarden en hou hier aan vast.” Tijdens het project zijn alle promotieplekken van de winkels in kaart gebracht en gekoppeld aan het schappenplan. Dit zorgt er voor dat alle supermarkten eenduidige communicatie voeren en alleen materialen ontvangen die ze echt nodig hebben. “Dit alles is echt alleen mogelijk door de strakke inrichting van alle systemen evenals de opleiding hierin. Iedereen weet nu waar wat moet worden aangevinkt voor het juiste resultaat in de supermarkt.” benadrukt Babette. “En als kers op de taart hebben we samen met Relayter en onze drukkerij de weekpakketten zo ingericht dat deze per supermarkt op looproute-volgorde liggen. Echt heel fijn!” Dit resulteert in tijd en rust op de winkelvloer, maar zorgt ook voor minder verspilling en kostenreductie. 

“25% van je omzet is promotie. Dus waarom zou je de regie hiervan niet mega strak inrichten?” 

Zijn de verwachtingen waargemaakt? 
“Jazeker, de huidige promo-marketing executie is nagenoeg foutloos en daar zijn we trots op! Er is duurzaamheid in het promotionele proces ontstaan waar iedereen nu de vruchten van plukt. Minder kosten, meer rust maar vooral duidelijkheid.” Thomas geeft ook aan dat iedereen hier binnen een half jaar goed mee om heeft leren gaan. 

Tot slot: wat willen jullie anderen meegeven? 
Thomas: “Het is gek dat dit nog niet de standaard is binnen retail. 25% van je omzet is promotie. Dus waarom zou je de regie hiervan niet mega strak inrichten? Het is cruciaal voor iedereen, van category management tot supermarkt.” 
Babette: “Neem echt de tijd om dit proces te optimaliseren of laat hier iemand naar kijken. Want de rust in de keten brengt ruimte voor een betere samenwerking met collega’s en tijd om na te denken over de leuke dingen.” 

www.relayter.com