Marie-Stella-Maris groeit hard. Maar een groeiend winkelnetwerk en toenemende verkopen brengen ook uitdagingen met zich mee die voor de consument niet zichtbaar zijn - of in ieder geval niet zouden moeten zijn. RetailTrends spreekt met Jan-Willem Boerhout, cio van Marie-Stella-Maris, over de uitdagingen 'aan de achterkant' van een groeiende retailer.
Wat zijn de belangrijkste technische uitdagingen voor een retailer in de groei?
"Ik vergelijk de IT-omgeving van een startup vaak met een puberkamer. Het is vaak een rommeltje, maar de puber voelt zich er prettig in. Er is geen structuur en orde en alleen die mensen die er vanaf het begin bij waren, snappen hoe de processen lopen. Het voelt vertrouwd en iedereen vindt het wel prima.
Als je echter gaat groeien, wordt het ingewikkelder. Dan ga je 'op kamers' en moet je voor diverse zaken zelf zorgen. Dan moet je een IT-platform bouwen, alles met elkaar gaan laten communiceren. Dan ga je een hele infrastructuur bouwen, je over security nadenken en je stapt naar volwassenheid. En natuurlijk kost dat geld, maar als je hier niet vroeg mee begint, en goed aanpakt, dan kan je later...
Marie-Stella-Maris groeit hard. Maar een groeiend winkelnetwerk en toenemende verkopen brengen ook uitdagingen met zich mee die voor de consument niet zichtbaar zijn - of in ieder geval niet zouden moeten zijn. RetailTrends spreekt met Jan-Willem Boerhout, cio van Marie-Stella-Maris, over de uitdagingen 'aan de achterkant' van een groeiende retailer.
Wat zijn de belangrijkste technische uitdagingen voor een retailer in de groei?
"Ik vergelijk de IT-omgeving van een startup vaak met een puberkamer. Het is vaak een rommeltje, maar de puber voelt zich er prettig in. Er is geen structuur en orde en alleen die mensen die er vanaf het begin bij waren, snappen hoe de processen lopen. Het voelt vertrouwd en iedereen vindt het wel prima.
Als je echter gaat groeien, wordt het ingewikkelder. Dan ga je 'op kamers' en moet je voor diverse zaken zelf zorgen. Dan moet je een IT-platform bouwen, alles met elkaar gaan laten communiceren. Dan ga je een hele infrastructuur bouwen, je over security nadenken en je stapt naar volwassenheid. En natuurlijk kost dat geld, maar als je hier niet vroeg mee begint, en goed aanpakt, dan kan je later problemen krijgen.
Je begint klein, moet heldere keuzes maken en gaat de boel opruimen. Bij Marie-Stella-Maris heb ik de luxe dat het product goed is, de winkels in orde zijn, maar om aan de voorkant te groeien, moet de achterkant wel goed zijn. De machinekamer is heel belangrijk."
Kun je daar een paar voorbeelden van geven?
"Het klinkt misschien logisch, maar zorg allereerst dat je bedrijf stabiel is en veilig. Dus zorg dat je systemen goed beschermd zijn en dat ze goed blijven draaien. En dat er ook mensen zijn die het kunnen oplossen als er iets misgaat.
Daarnaast moet je als kleinere retailer als je de basis op orde hebt, de echte IT gaan inkopen. Onze afdeling heet ook niet de 'IT-afdeling'. Wij noemen ons Business Technology. Grote bedrijven zoals Ahold (waar ik ook heb mogen werken) zijn groot genoeg om zelf een echt grote IT-afdeling te hebben en zaken in house en on-premise to organiseren, maar als kleine snel groeiende retailer moet je dat niet willen.
En dan heb je natuurlijk nog voorraadbeheer. Dat is cruciaal voor een retailer, omdat daar letterlijk kapitaal in zit. Dat moet je dus heel goed organiseren."
Als we even inzoomen op het voorraadbeheer. Hoe heb jij dat aangepakt tijdens de groei?
"Mijn vader, zelf een retailer, zei altijd: "Retail is simpel. Je moet spulletjes verkopen die niet terugkomen aan klanten die dat wel doen." Daarin zit ook gelijk de essentie waarom voorraad belangrijk is.
Met 2 of 3 winkels is voorraadbeheer overzichtelijk. Je weet wat er in de winkel ligt, wat je verkoopt en wat je waarheen stuurt. Je hebt 1 vrachtwagen, een beperkte basisvoorraad en alles is goed bij te houden.
Marie-Stella-Maris heeft inmiddels 18 winkels verdeeld over Nederland en Belgie en internationale groeiplannen en dus moet je het anders gaan organiseren. Omdat Marie-Stella-Maris een purpose-gedreven merk is, moeten onze systemen niet alleen schaalbaar zijn, maar ook helpen om verspilling te voorkomen en bewuste keuzes mogelijk te maken.
We zijn volledig omnichannel en de winkels zijn ook onze voorraad. Dus als we een x-aantal geurkaarsen bestellen, dan moet daar de onlineverkoop uit putten, alle winkels en ook nog onze resellers.
Daarom kijken we dagelijks naar wat er wordt verkocht. Dat is veel nauwkeuriger dan 1 keer per jaar balansen opmaken. We hebben met Colleqtive een partner gevonden die goed bij ons past, met een oplossing waarbij we in de winkels de gehele voorraad beweging automatiseren. Hierbij hebben we bewust gekozen voor een partij die bij ons past en met ons meedenkt. Colleqtive kent de retailprocessen als geen ander en is specifiek gebouwd voor het winkelbedrijf.
Een voorbeeld: bij grote ERP-systemen is het tellen van de winkelvoorraad vaak een 'bijzaak' en kennen ze voor een winkel standaard 1 voorraadlocatie toe. Maar een winkel kent meer dan een 'plek' waar hetzelfde product op voorraad kan liggen. Tellen van de voorraad doe je dus niet op 'locatie' in de winkel, maar op producten die je tegenkomt. Dat is in een standaard ERP vaak lastig, maar bij hen gesneden koek."
Welke ultieme tip kun jij, vanuit jouw ervaring in het veld, retailers meegeven met betrekking tot voorraadbeheer?
"Het allerbelangrijkste is dat de stamgegevens op orde zijn. Niet alleen van je producten maar ook je winkellocaties, je personeel, leveranciers et cetera. Stamgegevens zijn de sleutel voor een succesvolle, datagedreven techinfrastructuur. Weet wat een artikel is en waar het is en zorg dat de juiste barcode is gelinkt aan de juiste artikelen. Dit klinkt heel logisch, maar dat is lang niet overal op de orde.
Ik heb dit geleerd in mijn tijd bij Rituals, daar heb ik de groei meegemaakt van enkele tientallen winkels in een paar landen, naar 800+ winkels over tientallen landen. Ik kreeg daar het vertrouwen van de oprichters en bijna 'carte blanche' om de techinfrastructuur in te richten. Daar zag ik hoe belangrijk het is dat je kassasysteem en je online systeem goed moeten zijn en vooral met elkaar verbonden. Maar vooral hoe belangrijk de juiste indentificatie van producten en winkels (de stamgegevens) essentieel waren voor het creëren van de juiste klantervaring. Zorg dat alle groepen van de artikelen goed geregeld zijn en al die hiërarchieën, zodat je de juiste dwarsdoorsneden in verschillende systemen kunt maken. Stamgegevens zijn de zelfstandige naamwoorden in de taal van transacties.
Dus dat is echt de key tot groei. Zorg dat je stamgegevens op orde zijn. Dat hebben we nu dus bij Marie-Stella-Maris ook zo."
Wat zijn jouw doelen binnen Marie-Stella-Maris in 2026?
"De achterkant is op orde. Qua security, qua stamgegevens. Dat betekent dat het bouwen en groeien echt kan beginnen. Dat vind ik ook een leuk onderdeel. Ik ben een groeier en een bouwer. Bij Marie-Stella-Maris zitten we er middenin.
We gaan in 2026 de kassasystemen vervangen. Momenteel gebruiken we Shopify voor onze e-commerce, maar ook in onze winkel werken we met de kassa van Shopify. Dat is als e-commerce platform voor ons geweldig, maar de kassa van Shopify is ontoereikend voor onze ambities. In het eerste kwartaal gaan we Orisha/Cowhills implementeren. Dat is ook met het oog op de groei naar het buitenland.
En ik moet dit jaar mijn team flink uitbreiden. Voor techprofessionals is dit een unieke fase om in te stappen: we hebben de basis op orde, maar zijn nog volop aan het bouwen en er is voldoende ruimte om jezelf te ontwikkelen als Tech pro. In een topbedrijf met een duidelijke purpose. Marie-Stella-Maris is een sterk groeiend merk met een duidelijke purpose, en dat vraagt ook aan de achterkant om meer mensen."
Bij technologie hoort ook AI, maar dat woord heb ik nog niet horen vallen.
"AI is zeker onderdeel van onze roadmap, maar we zetten het heel bewust in. Niet omdat we tegen innovatie zijn, maar omdat we vinden dat technologie altijd in dienst moet staan van onze purpose; schoon drinkwater voor iedereen ter wereld. We weten allemaal dat de AI-datacenters veel water verbruiken voor koeling. We kijken dus kritisch waar AI écht waarde toevoegt, en waar het onnodige belasting of verspilling veroorzaakt. Het is dus voor ons vooralsnog zoeken naar een goede balans."
