Leverancierscontracten. Wie heeft ze niet? Maar wie heeft het overzicht nog? En vooral: wie bewaakt de condities, die daarin afgesproken zijn? Bonussen, mediabijdragen, actieprijzen, betalingskorting. Veel organisaties laten hier geld liggen, mede omdat er geen goed product op de markt was voor het managen van leverancierscondities. Wàs, want nu is GRIP ontwikkeld. Een softwarepakket, dat condities registreert, doorrekent en factureert aan leveranciers.

Leverancierscontracten is één ding….
In retail, wholesale en industrie is inkoop vaak gecentraliseerd voor het hele bedrijf. Standaardcontracten worden ontwikkeld, maar helaas is er vaak niet één centrale plaats waar alle contracten en tussentijdse afspraken worden geborgd, bewaakt en afgerekend. Daardoor worden expiratiedatums en opzegtermijnen te laat opgemerkt. Dat levert een substantieel risico op en gemiste besparingen bij heronderhandeling. Er zijn twee sleutelfactoren die hier verbetering kunnen brengen. Allereerst een awareness bij inkopers, dat hun afspraken waardevol zijn en door de organisatie gemonitord moeten worden. Maar ook een krachtig systeem, dat goede stuurinformatie oplevert, zonder bureaucratie. Zo kunnen proces èn systeem samen verbetering brengen.

……. condities is een ander!
Er zijn zeker organisaties die het contract management goed op orde hebben. Wat echter meestal ontbreekt, is een goede spendanalyse en berekening van aanspraken op leveranciers. Deze aanspraken komen voort uit condities, zoals (groei)bonus, folderbijdrage, logistieke efficiency en betalingskorting. Geen standaard contract management systeem ondersteunt de volledigheid van deze opbrengsten, terwijl het jaarlijks om vele miljoenen kan gaan. Sommige organisaties hebben dan ook enorme bedragen geïnvesteerd om een eigen oplossing te bouwen.

GRIP vult een gat in de markt
AXI en Recentes hebben nu samen het standaard GRIP pakket ontwikkeld. Toegankelijke en intuïtief werkende software voor het registreren van leverancierscontracten en -condities. Niet gebonden aan een specifieke ERP-omgeving. Spend wordt ingelezen en geanalyseerd en de waarde van condities wordt actueel doorgerekend. Facturatievoorstellen worden gemaakt, maar ook prognoses en jaarafrekeningen. Met wizards worden gebruikers ondersteund, zodat het pakket heel prettig in gebruik is. Analyses van spend en opbrengsten vanuit verschillende dimensies zijn mogelijk; per tijdsperiode, per leverancier, per category. Zo wordt het b.v. heel eenvoudig in de gaten te houden of een volgende bonusstaffel binnen handbereik ligt.

Stappen vooruit
Voor zowel de controller als de inkoper is dit pakket een enorme stap vooruit. Minder verloren opbrengst, meer grip en meer sturing. De risico’s van personeelswisselingen worden verkleind. Leveranciers wordt duidelijk dat lekkage in de contracten niet wordt getolereerd.
AXI en Recentes voorzien toekomstige uitbreidingen van de functionaliteit van GRIP. AXI staat in voor de state-of-the-art ontwikkeling, terwijl Recentes de praktische ervaring inbrengt. GRIP is een pakket voor de toekomst!
Wie meer wil weten over GRIP kan terecht bij Mike Snepvangers van AXI (mike_snepvangers@axi.nl of 06-22423194) of Gerrit Eikenaar van Recentes (gerrit.eikenaar@recentes.nl of 06-54288062).