Hoe Bol 25.000 assets stroomlijnt tot 1 speelgoedboek

Het speelgoedboek van Bol is bij heel veel Nederlanders hét startmoment voor toeleven naar de feestdagen. De creatie van het boek – en inmiddels ook app - is een behoorlijke klus. Maar het is ook iets wat Bol zeker niet alleen doet. Samen met de Reclamefabriek stroomlijnde de webwinkel het proces met een centrale contenthub en specifieke workflows. Deze 3 onderdelen zijn bepalend voor een soepel proces.

Bol is een etailer en gevoelsmatig was het uitbrengen van een geprint speelgoedboek niet iets wat voor de hand lag, stelt Chantal Kremer, verantwoordelijk voor de totstandkoming van het boek. Tijdens RetailTrends Topics gaf ze samen met Marieke de Koning van De Reclamefabriek een inkijkje in de stappen die zijn gezet om tot een soepel proces te komen bij de creatie van het boek en als afgeleide daarvan een app.
   

25.000 assets

Wat doe je als je een speelgoedboek wilt uitbrengen? Dan vraag je leveranciers om de mooiste foto’s van de leukste speelgoeditems toe te sturen. Items die kinderen vervolgens op hun verlanglijstje kunnen zetten. Het resultaat? Een hele grote stroom informatie die op heel veel verschillende manieren binnenkomt. Kremer: “Inmiddels gaat het om zo’n 25.000 assets die samenkomen in het boek. Met assets doel ik op bijvoorbeeld foto’s, video’s en teksten. In de eerste jaren moesten we om dat te stroomlijnen allerlei Excel-sheets naast elkaar houden. Dat was best complex.”

3 onderdelen bepalen proces speelgoedboek

De belangrijkste conclusie die Kremer en De Koning al snel na de start trokken, was dat het verzamelen van de assets niet was afgestemd op het creatieve proces dat erna volgde. De Koning: “Er was sprake van te veel handmatige handelingen, die zijn tijdrovend en foutgevoelig.” De oplossing, volgens de 2: een systeem dat meer op het proces van Bol was afgestemd. Dat systeem, eigenlijk meer een werkwijze, bestaat uit drie onderdelen: slimme software en creativiteit (1), een centrale contenthub waarin partners ook zaken kunnen toevoegen (2) en het bepalen van de inhoud voordat deze vorm krijgt (3). 

‘Elk jaar een nieuwe stap zetten’

Bij het neerzetten van de nieuwe werkwijze gingen de 2 partijen niet over een nacht ijs. In drie jaar tijd werd ontwikkeld wat er nu staat. De Koning: “Elk jaar is een stap gezet. In het eerste jaar lag de nadruk op het centraliseren van de stroom aan content. In het tweede jaar dat we hieraan hebben gewerkt stond de dashboarding met inzicht in de voortgang centraal. De laatste stap bestond uit het plaatsen van allerlei commerciële afspraken in de gekozen formule.” Die commerciële afspraken stonden eerder in Excel, maar zijn nu centraal vastgelegd. 

Inhoud voor vorm is essentieel

Inzicht in voortgang verzamelproces

1 van de voordelen van de nieuwe procesaanpak is dat Bol nu, volgens De Koning, beter weet wanneer het met een bepaalde stap in het proces kan starten. “Is duidelijk dat 80 procent van de assets is aangeleverd en op orde, dan kan Bol aan de slag met de creatie van het boek.” Aanvullend noemt De Koning het ‘heel belangrijk’ dat leveranciers inzicht hebben in hoe het boek eruit komt te zien. “Vervolgens kunnen ze daarop akkoord geven of een opmerking plaatsen. Dat zijn stappen die nu plaatsvinden voordat het opmaakproces start.” 

Meer tijd voor details

Durft Bol iets te delen over wat de veranderingen hebben opgeleverd? Kremer: “Het hele samenstellen van het speelgoedboek gaat 30 procent sneller, we maken minder fouten en kunnen ons meer richten op de kwaliteit van het boek.” De Koning: “Essentieel is dat het verzamelproces, dus de informatie van de klant, in een centraal systeem zit, niet in het hoofd van de Excel-koning.” Overigens maakt Bol het boek niet zozeer 30 procent sneller, maar gebruikt het de extra tijd die het heeft gekregen voor meer aandacht op details. Kremer: “Retail is detail. En een mooi voorbeeld daarvan is dat we door alle veranderingen nu leveranciers ook de kans hebben kunnen geven om eenvoudiger een product of plaatsing in het speelgoedboek te kunnen delen op hun socials.” 

30 procent tijdwinst bij samenstellen speelgoedboek

‘Gedoe weghalen en content bruikbaar maken’

Het stroomlijnen van de processen voor het speelgoedboek was leuk, maar intensief, stelt De Koning. “Leuk, omdat we een stuk gedoe ik retail te elimineren. Dat is ook 1 van onze doelen, gedoe weghalen, zodat de focus kan op het samenstellen van een folder of andere uiting.” Een centrale contenthub is volgens de 2 bij het strak trekken van de verzamelprocessen een belangrijke stap. “Toch zie ik dat veel retailers op dit vlak nog stappen moeten zetten. Als je data uit een DAM managementsysteem voor content management en gegevens uit een PIM-systeem combineert, is die data niet direct geschikt voor marketingdoeleinden. Met een centrale contenthub kun je die stap wel zetten. Daarmee kun je ook zelf leveranciers of marketingafdelingen bedienen.” 

‘Bizar veel inzicht’

Het proces voor de nieuwste editie van het speelgoedboek start maanden voor de publicatie ervan. De overstap naar een centrale contenthub leidde daarbij tot nog een voordeel. Kremer: “Nu weten we precies hoeveel tijd er nodig is per asset. Die 30 procent besparing aan tijd, noem het versnelling van het proces, is daarop gebaseerd.

Per element in dat proces is vastgelegd hoeveel tijd iets in beslag neemt. Daarvoor hebben we over meerdere jaren een aantal assets gevolgd in het systeem, inclusief de tijd die ervoor nodig was om deze te verwerken. Ja, daar kwam wel een Excel sheet aan te pas, maar het leverde ons bizar veel inzicht op. Een correctieronde telde eerder misschien 9 stappen, nu nog 5. Dat komt vooral omdat we eerst de focus leggen op de inhoud, daarna pas op de vorm.”

RetailTrends Topics werd op 10 april georganiseerd in het AFAS Theater. De belangrijkste learnings van die dag zijn hier te lezen.