In e-commerce heeft elke dag zijn eigen uitdagingen. Toch gebruikt Bol al 10 jaar dezelfde WMS-software voor het aansturen van zijn magazijnprocessen. Waarom dat is en wat de focuspunten voor de toekomst zijn, vertelde ’s lands grootste webwinkel tijdens het RetailTrends-event What’s Next in Retail Tech. 

In de wereld van onlineretail is 10 jaar een flinke periode. Het jaar 2014 is voor Bol (toen nog bol.com) het moment waarop men besluit meer in warehousing te investeren dan daarvoor. De webwinkel neemt dan een aantal nieuwe magazijnen in gebruik. Omdat de webwinkel op dat moment al over een omvangrijke IT-afdeling beschikt, kijkt men ook nadrukkelijk naar de mogelijkheid om zelf een warehousemanagementsysteem (WMS) te ontwikkelen.

Immers: de aansturing van de magazijnactiviteiten is volgens de webwinkel 1 van de kernprocessen van een onderneming die klanten effectief wil bedienen. En een WMS geeft daarbij minimaal inzicht in welke producten er op voorraad zijn, en dus ook inzicht in wat je als retailer aan klanten kunt verkopen. 

Geen eigen WMS

Toch werd van die eerste gedachte – het zelf ontwikkelen van een WMS – redelijk snel afscheid genomen, stelt engineering manager Peter Brouwers van Bol tijdens het RetailTrends-event What’s Next in Retail Tech. 

“We dachten destijds dat de magazijnprocessen goed stonden. Dat was ook zo, maar we realiseerden ons tegelijkertijd dat er veel veranderingen plaatsvonden binnen de magazijnen en in de manieren van leveringen naar klanten. Kunnen inspelen op die veranderingen vereist een bepaalde flexibiliteit van de software.” 

Wat volgens Brouwers bij Bol ook speelt, is dat veel van de warehouseprocessen zijn uitbesteed aan CEVA Logistics. Voor de logistiek dienstverlener is het WMS het kloppend hart van de operatie. Bol werkt met Reflex WMS van Hardis, een leverancier met Franse roots.

5 magazijnen

Het uitbreiden van de magazijnoperatie en het continu aanpassen van de processen is eigenlijk nooit gestopt. In totaal beschikt de webwinkel nu over 5 magazijnen in Nederland waarvan er 3 in Waalwijk te vinden zijn. In Nieuwegein beschikt het over een magazijn voor de grotere artikelen en in het Gelderse Oosterhout over een distributiecentrum voor de allergrootste spullen.

Brouwers: “In deze wereld is er steeds weer iets nieuws waarop je moet inspelen: de economische invloed, de opkomst van Gen Z, China, personeelstekorten. Dat laatste speelde overigens in 2014-2015 nog niet zo.” 

Met die laatste opmerking doelt Brouwers vooral op de keuze van destijds om veel met ‘shelving’ te werken in het magazijn. Kortom, het gebruik van stellingen voor opslag en picken. Ontwikkelingen op gebieden als wetgeving, duurzaamheid en het terugdringen van het kartongebruik zetten het bedrijf aan om hier nu deels vanaf te stappen. 

Aanpassen van shelving

Het aanpassen van de shelving was ook onder andere nodig door een veranderende vraag naar andersoortige producten. “Bij Bol maken we veel gebruik van blauwe bakken en die zitten sneller vol met airfryers dan met kleinere items. Daarom hebben we besloten om kleinere schappen te maken en de shelving aan te passen. Die nieuwe opzet en de nieuwe opslaglocaties moet je ook in het WMS vastleggen.” 

Een andere aanpassing heeft te maken met de balans tussen kartongebruik en productiviteit bij de logistiek dienstverlener. “Onze machine die dozen op maat snijdt, werkt erg snel. Toch gebruikt de machine meer karton dan wanneer mensen handmatig een doos op maat snijden. Handwerk kost meer tijd. Al met al heb je dus een afweging te maken hoe je werkt. Onder meer omdat wij de logistiek dienstverlener mede betalen op basis van productiviteit.” 

Met datascience WMS aanpassen

Het WMS vormt de basis voor de aansturing van vrijwel alle magazijnprocessen. En hoewel het systeem flexibel is en veel kan, kiest Bol er vandaag de dag voor om een enkele optimalisatieslag zelf door te voeren.

“Neem de looproutes langs de kasten met producten. Het WMS geeft op basis van parameters aan hoe magazijnpersoneel moet lopen. We halen de daarvoor gebruikte data uit het systeem proberen op basis van datascience de pickroutes nog efficiënter te maken.” Werkt iets goed, dan wordt het WMS aangepast. 

Pilot met AI-robotarm

Robotics en AI missen uiteraard niet in het traject dat Bol en de WMS-leverancier 10 jaar geleden zijn gestart. Beide ontwikkelingen lopen soms door elkaar, zoals bij een pilot die de webwinkel begin 2025 start. 

Bol test daarbij of robots in staat zijn tot het leeghalen van verdeelkasten. “We willen daarbij onder andere testen is of een robotarm voorzien van AI een veilige toepassing is om artikelen vast te pakken. Dat zal voor het ene product wel en voor het andere niet werken. Verpakkingen met vloeistof, zoals wasmiddel, zijn misschien nog niet geschikt om met een robotarm af te handelen.” 

Efficiency

Sowieso staat AI in de schijnwerpers. Bol zette al een heuse hackathon op om te zien waar de mogelijkheden van de technologie liggen in relatie tot de magazijnprocessen. “We kunnen bij de inpaktafel een foto maken van een order en op basis van de combinatie aan items en order zien of het product in orde is. Die data koppelen we vervolgens aan het WMS. Data is cruciaal in het streven om beter en efficiënter te werken”, stelt Brouwers.

“Op basis van de WMS-data kunnen we per gang zien hoe efficiënt een operator producten weglegt. Dat kan aanleiding zijn tot advies aan dezelfde operator.”

10 jaar voelt als ‘net gestart’ 

Het belang van goede data en integraties neemt volgens Brouwers snel toe. Het zijn gegevens die Bol moet verwerken, ook in het WMS. “Dat WMS is trouwens nooit af en hetzelfde geldt voor het hele IT-ecosysteem. Misschien moeten we die 10 jaar zien als ‘pas net gestart’. De inzet van AI en robots vormen daarbij nadrukkelijk een volgende stap op weg naar nog beter inspelen op wat consumenten willen.”