Met zestig nieuwe winkels op de planning voor 2025 en een webshop die steeds zwaarder meetelt, staat Søstrene Grene voor een strategische vraag die veel snelgroeiende retailers herkennen: hoe schaal je de operatie mee, zonder grip te verliezen op mensen, kosten en continuïteit?
De Deense keten telt inmiddels ruim 320 winkels in 17 landen en groeit ook in Nederland gestaag door. Die expansie vraagt om meer dan alleen nieuwe vestigingen en extra vierkante meters. Achter de schermen – in magazijnen, distributiecentra en e-commerce – neemt de complexiteit minstens zo hard toe. En juist daar ontstaan bij groei vaak de eerste blinde vlekken.
Groei maakt zwakke plekken zichtbaar
In veel retailorganisaties groeit de operatie organisch mee. Wat werkt bij twintig winkels, lijkt ook nog prima te functioneren bij honderd. Tot het ineens niet meer werkt. Overzicht verdwijnt, planningen worden reactief, overuren lopen op en managers sturen vooral op gevoel.
Ook bij Søstrene Grene werd duidelijk dat de bestaande manier van werken de schaalvergroting niet meer bijhield. “We werkten met papieren roosters,” vertelt Niklas Offenberg, teamleider e-commerce. “Planningen werden uitgeprint en uitgedeeld. Bij wijzigingen moest alles opnieuw worden gecommuniceerd. Dat kostte tijd en zorgde voor fouten.”
Dat klinkt eenvoudig, maar het effect is groot. In een logistieke omgeving met ploegendiensten, wisselende volumes en dagelijkse verstoringen ontstaat al snel onrust. Niet omdat mensen hun werk niet goed doen, maar omdat het systeem eromheen tekortschiet.
Van ad hoc naar voorspelbaarheid
Om die kwetsbaarheid weg te nemen, moest de personeelsplanning professioneler worden ingericht. Niet zwaarder of complexer, maar juist overzichtelijker. Søstrene Grene koos voor een digitale planningsaanpak met Quinyx, zodat roosters, wijzigingen en beschikbaarheid realtime inzichtelijk werden.
Dat veranderde de manier van werken fundamenteel. Medewerkers kregen via een app altijd toegang tot hun actuele rooster, planners kregen inzicht per afdeling en wijzigingen werden direct zichtbaar. Daarmee verdween een groot deel van de ruis uit de operatie.
“Onze medewerkers bekijken hun rooster nu zelf, waar en wanneer ze willen,” aldus Offenberg. “Dat bespaart tijd en voorkomt misverstanden.”
Inzicht als stuurmiddel
Voor teamcoördinator Sandie Jakobsen zit de grootste winst in het overzicht. “We plannen nu per afdeling. Daardoor zien we precies waar onze mensen staan, hoeveel uren er zijn ingepland en waar we moeten bijsturen.”
Dat inzicht is cruciaal in periodes van piekdrukte, zoals rond feestdagen, seizoenscampagnes of grote online acties. Waar voorheen vooral werd gereageerd, kan nu vooruit worden gekeken. Dat voorkomt structurele overbezetting aan de ene kant en ondercapaciteit aan de andere.
“We signaleren sneller waar het scheef loopt,” zegt Jakobsen. “Dat helpt om overuren te beperken en kosten beter te beheersen.”
Flexibiliteit zonder chaos
Retaillogistiek is per definitie onvoorspelbaar. Ziekmeldingen, vertraagde leveringen of plotselinge online pieken horen erbij. De uitdaging zit niet in het voorkomen van die verstoringen, maar in hoe snel je erop kunt reageren zonder de hele planning omver te trekken.
Volgens Offenberg maakt juist dat het verschil. “We hebben nu een systeem dat meebeweegt met de werkelijkheid. Dat geeft rust, vooral nu we verder groeien.”
Acceptatie op de werkvloer is geen detail
Een vaak onderschatte factor bij dit soort veranderingen is de acceptatie door medewerkers. Een nieuw systeem kan strategisch nog zo logisch zijn, als het niet landt op de werkvloer blijft de impact beperkt.
Bij Søstrene Grene was gebruiksgemak daarom een randvoorwaarde. Carl, magazijnmedewerker, gebruikt de app dagelijks. “Het is logisch opgebouwd. Je vindt snel wat je nodig hebt, zonder uitleg.”
Dat lijkt een detail, maar is essentieel. Software die gebruiksvriendelijk is, vraagt minder training, minder uitleg en levert sneller rendement op. Juist in omgevingen waar niet iedereen dagelijks achter een scherm zit.
Wat andere retailers hiervan kunnen leren
Voor Søstrene Grene is dit pas het begin. Nu de basis staat, wil de retailer Quinyx breder inzetten om verdere groei te ondersteunen. Denk aan datagedreven plannen, scherper inzicht in uren en kosten, en processen die soepel meeschalen met extra winkels, hogere volumes en nieuwe teams.
De les voor andere retailers is helder: groei vraagt om schaalbare basisprocessen. Handmatige roosters, losse Excel-bestanden en ad hoc oplossingen kunnen een tijd werken, maar worden kwetsbaar zodra de complexiteit toeneemt. Retailers die blijven groeien, ontkomen er niet aan om hun personeelsplanning net zo schaalbaar te maken als hun winkelformule.
Reacties 0