Drie antwoorden bij POS in de cloud

Door Adrian Clark
Director of business systems bij Epson

De voordelen van cloudgebaseerde point-of-sale (POS)-systemen, voor zowel de retailers als de klanten, zijn vanzelfsprekend voor wie de overstap al heeft gemaakt. Meetbare verbeteringen in de efficiëntie van de sales, het voorraadbeheer en de klantervaring voeren de lijst aan, met name wanneer deze systemen worden aangevuld met bijvoorbeeld m-commerce, online en locatiegebaseerde technologieën. Dit roept de vraag op waarom sommige retailers nog altijd bang zijn voor de cloud.

We kennen allemaal de klassieke bell-curve voor de acceptatie van innovatie: nieuwe technologieën worden eerst opgepikt door de innovators en de early adopters, vervolgens door de massa en tot slot door de achterblijvers. Cloudgebaseerde POS-technologie bevindt zich nog in de eerste fasen van deze cyclus, maar maakt snelle sprongen voorwaarts. Een onderzoek van Epson toont aan dat een derde van de Europese IT-managers al cloudgebaseerde POS-technologie gebruikt en laat bovendien zien dat 75 procent van degenen die het nog niet gebruiken voor 2018 de overstap wil maken. Dat is een bemoedigend signaal voor de sector en voor klanten, maar vooral voor de retailers die de technologie al gebruiken: zij hebben de komende vier jaar een competitieve voorsprong.

Op basis van onze nauwe samenwerking met retailers van alle soorten en maten, concluderen we dat er drie hoofdredenen zijn waarom sommige retailers zich nog terughoudend opstellen ten opzichte van cloudgebaseerde POS-systemen. Onze ervaring laat ook zien dat al deze zorgen kunnen worden weggenomen.

1. Het is betaalbaarder dan je denkt
De kostprijs is natuurlijk een belangrijke factor bij nieuwe technologische investeringen. Meer dan de helft van de retailers die we spraken, zag de kosten als het belangrijkste obstakel voor het implementeren van cloudoplossingen. De realiteit is echter dat een cloudgebaseerde POS-oplossing voor een fractie van de kosten van een traditioneel pc-gebaseerd systeem kan worden geïmplementeerd, en vaak zelfs voor minder dan het upgraden van de bestaande systemen. De software voor zulke systemen wordt gehost in de cloud, door software-as-a-service (SaaS)-providers, die doorgaans nominale (of geen) installatiekosten berekenen en een vaste of flexibele maandelijkse vergoeding vragen (afhankelijk van hoe je om wilt gaan met het verwerken van creditkaartbetalingen). Dit is al mogelijk vanaf ongeveer dertig euro per maand. Vergelijk dat maar eens met de kosten van het opzetten of upgraden van een traditioneel POS-systeem, dat in de duizenden euro’s kan lopen voor softwarelicenties, jaarlijkse onderhoudskosten en mogelijke kosten voor training en technische ondersteuning. Met een cloudgebaseerd systeem zijn alle onderhouds- en upgradekosten voor de rekening van de SaaS-provider en je personeel en je klanten hebben slechts draadloze of mobiele apparaten nodig voor de interactie met de cloud.

Laten we ook de mogelijke kosten van het niet adopteren van de technologie meenemen in onze overwegingen, gezien het feit dat de meerderheid van de retailers van plan is om binnen vijf jaar over te stappen. 87 procent van de retailers vindt dat een snelle integratie van nieuwe technologieën een belangrijk competitief voordeel oplevert en toch implementeert minder dan 21 procent nieuwe oplossingen eerder dan de concurrentie. De deur naar het competitieve voordeel dat de cloud kan bieden, is aan het sluiten, dus de tijd om ervan te profiteren is nu. Voor je het weet ben je bezig met een inhaalslag.

2. Het is veiliger dan je denkt
Het is niet zo vreemd dat sommige retailers zich zorgen maken over de beveiliging van gegevens in de cloud. Het is waarschijnlijk een overblijfsel van vroegere ervaringen met databeveiliging. Onderzoek van KPMG laat bijvoorbeeld zien dat 75 procent van dataverlies in de retailsector werd toegeschreven aan hackers in de eerste helft van 2012. Ons eigen onderzoek uit 2013 bevestigt dit en laat zien dat driekwart van de Europese retailers zich nog altijd zorgen maakt over de beveiliging van gevoelige bedrijfs- en klantdata. Uit hetzelfde onderzoek bleek echter ook dat de meerderheid van de retailers die al over waren gestapt naar cloudgebaseerde POS-systemen, veel minder zorgen over de beveiliging had.

De realiteit is dat retaildata veilig is in een cloudgebaseerd systeem. Het staat doorgaans op gecodeerde en redundante privéservers op verschillende fysieke locaties. Traditionele POS-systemen op vaste on-site locaties bij de retailers zelf, zijn veel kwetsbaarder voor hacking of systeemuitval als gevolg van brand, overstroming of andere rampen. Bovendien laat een onderzoek van wereldwijd marktinformatiebureau IDC zien dat veertig procent van het mkb geen back-ups maakt van data en wanneer het wel gebeurt, dan is veertig tot vijftig procent van die back-ups niet volledig recoverable.

Andere zorgen over de cloud kunnen gebaseerd zijn op eerdere ervaringen met betrekking tot het uitvallen van het betalingssysteem, wat bij 75 procent van de retailers het gevolg was van een uitvallende internetverbinding. Vandaag de dag is er echter een aantal redundantie- en contingentieoplossingen beschikbaar, zoals dubbele internetverbindingen, lokale serverreplicatie van systemen en standalone functionerende POS-systemen. De professionele aanbieders kunnen oplossingen op maat bieden met de juiste redundantie voor specifieke bedrijfsbehoeften.

3. Het is belangrijker voor de klantervaring dan je denkt
De waarde van de klantervaring in de bakstenen winkel is van levensbelang voor retailers die fysieke winkels centraal stellen in hun omnichannelstrategie. Cloudgebaseerde systemen, waar klanten toegang tot hebben vanaf hun smartphones en tablets, kunnen waardevolle informatie bieden over de voorraadstatus van artikelen, alternatieve producten of aanvullende producten, waarmee de klantenservice zowel wordt gestroomlijnd als versneld; een voordeel dat volgens de helft van de retailers een bedrijfskritische factor is. Verkopers die zich vrijelijk door de winkel bewegen, kunnen dezelfde apparatuur gebruiken om hun persoonlijke interactie met de klant te verbeteren. Zo kunnen ze klanten meteen van dienst zijn door te kijken of een product op voorraad is, of beschikbaar is bij een andere vestiging. Ze kunnen het gewenste product bestellen en laten bezorgen, zodat de klant niet naar de concurrent gaat voor zijn aankoop.

Dergelijke POS-systemen kunnen ook worden ingezet om de doorvoer van transacties te vergroten en de rijen bij de kassa’s te verkleinen door bijvoorbeeld zelfscanoplossingen voor klanten. Net als de snelheid van de dienstverlening, is ook het verkleinen van de wachttijden een essentiële factor voor succes, volgens 64 procent van de retailers. Het netto resultaat is een verbeterde dienstverlening en een aantrekkelijkere klantervaring, wat de verkoop kan stimuleren, ervoor kan zorgen dat klanten terugkomen en wat de winstgevendheid kan veiligstellen.

96 procent van de retailers verwacht dat cloudtechnologie voor een revolutie gaat zorgen van het verkooppunt en 61 procent denkt dat het grootste voordeel een verbeterde bedrijfsefficiëntie is. Het is daarom jammer dat zoveel retailers angstig blijven voor cloudoplossingen, ondanks de overduidelijke voordelen. Iedere retailer zou de kracht van de cloudgebaseerde POS-oplossing moeten ontsluiten en daarbij de realistische en uitgebreide voordelen afwegen tegen een volledige en doorwrochte kosten-risico-analyse. Wat we uit eigen ervaring weten, is dat de meest voorkomende zorgen overschat worden en dat cloudgebaseerde POS steeds meer de norm gaat worden in dit nieuwe retailtijdperk. Kijk maar eens goed als je gaat winkelen bij Dixons, iCentre of Mycom.