Van winkel naar magazijn: vijf tips voor het uitrollen van een logistieksysteem

Van winkel naar magazijn: vijf tips voor het uitrollen van een logistieksysteem

Door Jeroen Gehlen 
Co-founder Wuunder 

Als retailer is het je functie om goederen beschikbaar te stellen aan consumenten. Dat gebeurt tegenwoordig in de fysieke winkel voornamelijk door producten aan te bieden in een showroom: een soort uitgebreide vitrine of toonbank. Maar ruim honderd jaar terug werd een winkel nog ‘magazijn’ genoemd. Het was toen een plek waar consumenten konden aanwijzen wat zij wilden kopen en vervolgens werd het product uit het magazijn gehaald en thuisgebracht door een koerierdienst. Met de komst van de auto verdween deze constructie en tot voor kort was het hebben van magazijnen en het thuisbezorgen voornamelijk besteed aan webshops. 

Tot de coronacrisis ontstond. Consumenten verkiezen op dit moment bestellen te allen tijde boven het betreden van een fysieke winkel. Dat geldt voor kleding en schoenen, tuinartikelen en boodschappen. Maar ook voor de exclusieve juwelier, parfumerie of denimstore die juist de afgelopen jaren bewust niet begonnen zijn aan e-commerce, omdat zij geloven dat een fysieke winkel de beste service levert. Ook voor hen is digitaal verkopen nu de beste optie. Nu moeten zij ineens ook een bestelproces op gang brengen met het daarbij behorende logistiekproces. En hoe doe je dat zonder magazijn, ervaring en kennis? In deze blog geef ik je vijf concrete tips. 

Speel geen lopende band op de toonbank
De toonbank is niet de plek om pakketten voor verzenden of ophalen klaar te maken. Het winkelproces en inpakproces moet je los van elkaar zien. Simpelweg omdat het twee verschillende dingen zijn. Je wilt voorkomen dat je dubbel werk doet en bovendien bestaat anders het risico dat je elkaar maar in de weg loopt. Maak daarom een ‘picklist’, een lijst met alles wat besteld is, en zorg vervolgens dat je tijdens het productieproces alle orders die je die dag wilt versturen in pakketten apart houdt. Die tien bestelde parfums gaan niet eerst de winkel in, maar verdwijnen meteen in het geïmproviseerde magazijn. 

Pak in van groot naar klein 
Wanneer alles apart gehouden is, begint het inpakproces. Omdat je waarschijnlijk amper een magazijn hebt, want je had je winkel ingericht als showroom, is het belangrijk dat er zo snel mogelijk meer werkruimte komt. Daarom pak je als eerste de grote orders in. Deze kunnen daarna buiten op een pallet of naar een andere plek waar ze minder in de weg staan. Vervolgens doe je alles waarvoor je één handeling moet verrichten. Pas op het laatst ga je aan de slag met de ingewikkelde bestellingen. Je hebt nu namelijk meer werkruimte. Bij het inpakken van deze complexere bestellingen is het essentieel dat alles wat je wilt inpakken op grijpafstand ligt. Daarmee verzeker je efficiëntie. 

Sla een efficiencyslag
Efficiëntie is sowieso het belangrijkste onderdeel van het logistieke proces. Om de efficiëntie te vergroten, is het slim om te werken met picklists per route. Wanneer je maar liefst vijftig bestellingen ontvangen hebt, kan je die mogelijk niet in één keer rondbrengen in het dorp. Het is dan niet slim om het eerder genoemde productie- en inpakproces wel ineens te doen: doe dit per bezorgronde. Wanneer de ene ronde bezorgd wordt, wordt de volgende ronde voorbereid. Dit scheelt in ruimte en geeft meer overzicht. Maak bij het inpakken ook geen onderscheid in het type verzending. Alles wat niet verkocht wordt via de toonbank, wordt op dezelfde manier ingepakt. Ook als het door de klant wordt opgehaald of het met een grote bezorger meegaat in plaats van de fietskoerier. Maak het zo eenvoudig mogelijk voor jezelf.  

Eén team, iedereen één taak 
Het is verstandig om winkel- en logistiekpersoneel niet te mengen. Dit is voor de meeste winkeliers niet het moment om nieuw personeel aan te nemen, dus verdeel de taken binnen het huidige personeelsbestand. Want zoals het gezegde ‘oefening baart kunst’ al doet vermoeden, is het slim om personeel expert te maken in het een of het ander. Het logistieke proces gaat stukken sneller wanneer iemand ervaring opdoet in een bepaalde taak, in plaats van dat iedere dag een nieuwe kracht met de taak aan de slag gaat. 

Bezorgproces op maat 
Tot slot is het van belang dat je kijkt naar welke bezorgmanier het beste bij jou en jouw product past. Grijp niet direct naar grote postbedrijven wanneer de meeste bestellingen lokaal gedaan worden. Kijk of er lokale koeriersdiensten beschikbaar zijn of dat de zaterdagkracht misschien iedere dag twee uurtjes vrij heeft om bestellingen te bezorgen.

Deze coronacrisis brengt veel uitdagingen met zich mee en voor sommige retailers zal het water aan de lippen staan. Maar dit is tegelijkertijd hét moment om te laten zien dat je als winkelier multichannel bent. En met een goed logistiekproces lukt dat iedereen.