Vier learnings om Denied Party Screening beter in te richten

Vier learnings om Denied Party Screening beter in te richten

Door: Tim Condes
Senior solutions consultant bij Descartes

Het coronavirus heeft ervoor gezorgd dat online consumentenbestedingen gemiddeld met 56 procent zijn toegenomen en dat heeft de digitale handel een extra boost gegeven. Dankzij deze verdere digitalisering nemen echter ook de risico’s van zakendoen toe. Een daarvan is handeldrijven met organisaties die op sanctielijsten staan.

Binnen Europa is met name de European Union Sanctions List (EUSL) van belang. De personen en organisaties op deze lijst worden ook wel denied parties en restricted parties genoemd. De taak om klanten, leveranciers, partners, medewerkers, et cetera te screenen, ligt bij organisaties zelf, maar veel organisaties vinden dit niet noodzakelijk. En als er wel een Denied Party Screening (DPS) wordt uitgevoerd, is dit vaak eenmalig en veelal alleen bij nieuwe klanten.

Sanctielijsten wijzigen echter continu en daarom is het belangrijk om voortdurend te screenen. De volgende vier learnings helpen om dit proces goed in te richten, zonder dat het tijdrovend is.

1. Ga voor een corporate champion
Een complianceprogramma, waaronder DPS, is alleen succesvol wanneer het management dit ondersteunt en hier budget voor vrijmaakt. Om te zorgen dat er aandacht voor DPS blijft, is het belangrijk een corporate champion in de vorm van een persoon of team aan te stellen. Deze kan aandacht blijven vragen voor het complianceprogramma en ervoor zorgen dat het als prioriteit op de bestuursagenda blijft staan. Daarnaast kan deze persoon of dit team monitoren of er voldoende gescreend wordt en wat er gebeurt met de uitkomsten van een screening. 

2. Screen iedereen
Volgens onderzoek van Descartes voert bijna driekwart van de organisaties (73%) een screening uit bij klanten. Er zijn echter nog veel meer personen en partijen die volgens de wet- en regelgeving gescreend moeten worden. Denk bijvoorbeeld aan leveranciers, verkopers, nieuwe medewerkers, partners, et cetera. Iedereen screenen is dé manier om te zorgen dat de organisatie op dit vlak compliant is. 

3. Screen regelmatig
92 procent van de organisaties is zich ervan bewust dat de zwarte lijst dagelijks wijzigt. Toch screent niet eens de helft (41%) dagelijks. 18 procent screent zelfs maar eens per kwartaal en 14 procent eens per jaar. Dat is te weinig. De oorzaak ligt waarschijnlijk in de hoeveelheid werk die dagelijks screenen oplevert, want dit is een tijdrovende klus. Het automatiseren van dit proces biedt uitkomst en maakt het proces voor de corporate champion overzichtelijker. Dit scheelt niet alleen tijd en resources, maar zorgt er ook voor dat er makkelijker wordt voldaan aan regelgeving. Er zijn diverse oplossingen beschikbaar die ook eenvoudig te implementeren zijn. Het belangrijkste is om hierbij een oplossing te kiezen die integreert met verschillende platformen, zoals Magento, WooCommerce en Shopify.

4. Richt een workflow in
Helaas is het werk nog niet gedaan wanneer er geautomatiseerd en continu gescreend wordt. Want wat gebeurt er als een organisatie of persoon daadwerkelijk op de zwarte lijst staat? Richt hiervoor een workflow in. De corporate champion kan een belangrijke rol spelen in dit proces. Allereerst dient de informatie over een denied of restricted party bij de juiste persoon terecht te komen. Vervolgens moet er een beslissing worden genomen over het wel of niet leveren of samenwerken. Borg de continuïteit door deze beslissingen vast te leggen. Een koppeling met het ERP-, CRM- of GTM-systeem biedt hierbij uitkomst. Op deze wijze wordt het DPS-proces gesystematiseerd en de accuraatheid verhoogd, terwijl de hoeveelheid tijd die het kost afneemt.

Wat is de reden dat jouw organisatie screent of juist niet? Spelen boetes hierbij een belangrijke rol? Of hecht de organisatie belang aan het zakendoen met betrouwbare partners en compliant zijn? De meeste organisaties willen vanuit intrinsieke motivatie geen handel drijven met restricted of denied parties. En dat is precies de reden waarom het belangrijk is om Denied Party Screening goed in te richten.