Suitsupply is al geruime tijd gestopt met het bouwen van zijn eigen retailsoftware. Als laatste neemt het modebedrijf nu ook afscheid van het zelf ontwikkelde order management systeem. Dat dit zo lang heeft geduurd, heeft te maken met het ver doorgevoerde gebruik van RFID-technologie. Heico Souman, chief architect bij Suitsupply: “Het order management systeem is het hart van onze operatie. Daarom hebben we gewacht tot we niet langer konden wachten.”

Suitsupply doet alles zelf. Het herenmodemerk ontwerpt zijn eigen pakken en haalt zelf de beste stoffen uit Italië. In de winkels nemen verkopers de maten van de klant op, waarna een kleermaker het pak op maat maakt. “Diezelfde aanpak zag je lange tijd ook terug in onze IT-strategie. We deden alles zelf en maakten alles op maat”, vertelt chief architect Heico Souman tijdens Exchange 2023, de gebruikersconferentie van Manhattan in Cannes. 

Dat startte in 2004, toen Suitsupply de spreadsheets van Microsoft Excel begon te ontgroeien. Het bedrijf zocht op de markt naar bruikbare IT-systemen, maar kon niets vinden. “In die tijd waren softwaresystemen nog statisch, niet schaalbaar en zeker niet klaar voor de cloud. Die systemen pasten niet bij onze behoeften, want wij willen juist groeien en snel schakelen. Daarom hebben we alles zelf gebouwd, van ERP- tot order management systeem (OMS).”

Geen IT-bedrijf

Die systemen functioneerden prima, totdat Suitsupply ontdekte dat onderhoud en doorontwikkeling van die systemen een complex en tijdrovend karwei werd. “Wij zijn een retailbedrijf, geen IT-bedrijf”, stelt Souman. “Die systemen bleven maar groeien en groeien. Tegelijkertijd begonnen softwarebedrijven betere software te bouwen. Daarom zijn we onze eigen oplossingen gaan vervangen door oplossingen uit de markt. Van Demandware voor e-commerce tot Salesforce voor CRM.”

Met de vervanging van 1 systeem heeft Suitsupply lang geaarzeld: het OMS. “Vergeet niet dat 20 procent van onze winkelomzet afkomstig is uit onze endless aisle, terwijl 15 procent van de online orders vanuit de winkels wordt verzonden. Die percentages zullen alleen maar groeien. Het OMS is het systeem dat die processen in goede banen leidt, het hart van onze operatie. Of zoals een consultant ooit vertelde: een nieuw OMS implementeren is alsof je een vliegtuigmotor tijdens de vlucht vervangt. We hebben daarmee lang gewacht tot we niet langer konden wachten.”

Elk product een RFID-tag

De zoektocht naar een nieuw OMS startte met het opstellen van een eisen- en wensenlijstje. Daarop staan de standaard zaken die een OMS ondersteunt: het beheren van orders, het beheren van voorraden en het ondersteunen van processen zoals ship-from-store en pickup-in-store. “Maar daarop stonden ook een paar zaken die allesbehalve standaard zijn voor een OMS. Die hebben allemaal te maken met de RFID-technologie waarvan we al sinds 2015 gebruik maken”, vertelt Souman.

Sinds die tijd bevestigt Suitsupply aan elk kledingstuk standaard een RFID-tag. Met behulp van een RFID-reader is 1 winkelmedewerker nu in staat om binnen een uur de hele winkelvoorraad te tellen. “Voorheen hadden we daar 8 uur en 10 medewerkers voor nodig. Toen wisten we wel wat er op voorraad lag, maar niet wat er beschikbaar was. Want een pak dat door de kleermaker op maat is gemaakt, ligt wel op voorraad maar is niet meer beschikbaar voor verkoop.”

Voorraadbetrouwbaarheid naar 95 procent

Als oplossing heeft Suitsupply het point-of-sale-systeem gekoppeld aan het RFID-systeem. Door bij de kassa een order aan de RFID-tags van de bijbehorende kledingstukken te koppelen, kunnen winkelmedewerkers zien dat die verkocht en dus niet meer beschikbaar zijn. “Ook in het warehouse scannen we de tags van elke zending die naar een winkel gaat. Als die zending in de winkel aankomt, volstaat het scannen van één tag om alle kledingstukken in te boeken. Mede daardoor is de voorraadbetrouwbaarheid gestegen van 65 procent naar meer dan 95 procent.”

Suitsupply gebruikt RFID ook voor andere processen, bijvoorbeeld om orders te vinden. Wie een order aanklikt, ziet dan dat 2 producten al in het winkelmagazijn liggen, terwijl de derde nog bij de kleermaker hangt. “Als we een product retour krijgen, hoeven we niet handmatig de order te zoeken maar alleen de tag te scannen. En als een kleermaker een pak wil verstellen, is het scannen van de tag voldoende om de order inclusief de maten van de klant op te roepen.”

Veel interfaces, veel hoofdpijn

Al die processen leiden ertoe dat het RFID-systeem zo ongeveer het middelpunt van Suitsupply’s IT-landschap vormt. Voor bijna elk proces moet een beroep op het RFID-systeem worden gedaan. “Dat resulteert in veel interfaces en dus veel hoofdpijn. Daarom wilden we dat het nieuwe OMS ook ondersteuning voor RFID zou bieden. En dan niet alleen het inventariseren van de winkelvoorraad, maar alle RFID-processen.”

Souman heeft met zijn team verschillende OMS-leveranciers aangeschreven, maar alleen Manhattan kon aan het eisen- en wensenlijstje voldoen. “We hebben samen met hen de oplossing ontwikkeld. Die draait nog niet, maar belooft veel”, aldus Souman. “Als het OMS straks draait, dan vervangt het 5 bestaande applicaties. Dat betekent een flinke vereenvoudiging van ons IT-landschap. Daarnaast verwachten een verbetering van de efficiëntie in de winkel, meer transparantie, een kortere time-to-market en het belangrijkste van alles: een betere klantervaring.”