Door Roemer Mol
Marketingmanager Reeleezee en Cashr

Retailondernemers staan tegenwoordig voor grote uitdagingen. Onder invloed van internet, e-commerce en winkelautomatisering is hun wereld de afgelopen tien jaar behoorlijk veranderd. Klanten oriënteren zich niet meer in de winkelstraat, maar browsen door verschillende webshops opzoek naar hun ultieme aankoop. Naast het aantrekken van nieuwe klanten is er ook een uitdaging van interne aard, namelijk het terugdringen van administratieve kosten en het centraal kunnen beschikken over data om de dienstverlening aan klanten te verbeteren. Deze processen spelen op de achtergrond en zullen steeds efficiënter gaan verlopen. En denk ook aan ontwikkelingen als near field communication (NFC), of wel contactloos betalen. Een online kassasysteem kan deze uitdagingen en ontwikkelingen het hoofd bieden.

Behoeften retailondernemers
Een groot nadeel van traditionele registerkassa’s voor de moderne ondernemer is dat zij geen centrale verwerking van voorraden en geldstromen hebben. Vaak beschikken zij niet over een gekoppelde pin en worden slechts voor het afrekenen gebruikt. Dit soort systemen hebben geen inzicht in de voorraadgegevens en andere cijfers zoals de omzet en btw. Nu retailers veelal een omnichannelstrategie omarmen, waarbij verkopen plaats hebben in verschillende on- en offline winkels, willen zij van moment tot moment in de gaten houden wat er in hun verschillende filialen of outlets gebeurt.

In de ideale situatie is de online en fysieke voorraad, al dan niet in verschillende filialen, op elkaar afgestemd. Het centraal beheren van de omzet wordt dus steeds belangrijker. Zo komen voorraad- en kassaverschillen ook nog eens nauwelijks voor. Kortom, er is meer behoefte aan gebruikersgemak. Ondernemers willen eenvoudig gebruik kunnen maken van de voordelen van connected afrekensystemen met een centrale gegevensopslag en die inzicht geven in de (dag)omzet. Een online kassa dus. Deze geeft toegang tot realtime overzichten en zonder dat de privacy of veiligheid in gevaar komt.

Geïntegreerde kassa
De online kassa integreert steeds meer met andere dimensies, mogelijk gemaakt door API’s, software die verbinding kan maken met andere applicaties. Online boekhouden is zo’n applicatie die eenmaal in werking gesteld, de hele stroom van afrekenen naar btw- en belastingverslaglegging stroomlijnt. Denk ook aan de koppelingen met webshops, declaratiesystemen, incassosystemen en bankapplicaties. Zo ontstaat een ecosysteem waarvan de online kassa het kloppende hart is. Een online backoffice, waar realtime de omzet, het voorraadniveau en het personeelsrooster in te zien is en die direct gekoppeld is aan de online boekhouding, biedt vele mogelijkheden om het overzicht te behouden en transparant, efficiënt en snel te zijn. Hierbij kan een bijbehorende native app ook nog voor meer gebruikersgemak zorgen. Het voordeel van zo’n native app is dat het synchroniseren van de kassa’s altijd mogelijk is, in tegenstelling tot een webapplicatie waarvoor een internetverbinding vereist is. Bovendien geeft het een moderne uitstraling aan de zaak: het personeel werkt met een gebruiksvriendelijke app op tablets en smartphones.

Nieuwe mogelijkheden
Door al deze technologische integraties zijn er ook nieuwe mogelijkheden, bijvoorbeeld voor het beheren van de voorraad. In veel gevallen heeft de retailer zowel een onlineshop als een fysieke winkel. Beide ondersteunen zijn branding en verkoop. Dankzij interfaces met de meest gebruikte webshops, gebouwd in bijvoorbeeld Magento, Prestashop en Wordpress Woocommerce, en een naadloze aansluiting op de online administratie, biedt een online kassasysteem de mogelijkheid om fysieke en online voorraden centraal te beheren.

Op deze manier is een ecosysteem gecreëerd waar ‘Cloud of SaaS software’ door middel van de aangeboden REST-API gemakkelijk kan worden geïntegreerd met het kassasysteem en waarbij data op een beveiligde manier wordt gedeeld. Alle mutaties in de voorraad zijn direct zichtbaar op de kassa’s, zoals een iPad, die op de balie in de betreffende winkel staan. Zo is tevens realtime inzichtelijk wat de omzet per productgroep is en of een bepaald product nog beschikbaar is in een andere winkel of in de voorraad voor de online outlet. Het is het systeem dat de ondernemer erop attendeert dat er een bestelling nodig is om de voorraad aan te vullen.

Kassa als dashboard van performance indicatoren
De ‘kassacosmos’ ontwikkelt zich nog verder. Niet alleen zullen de features steeds verder worden uitgebreid met administratieve processen in de periferie van het runnen van een zaak (zoals urenregistratie van personeel), ook kan de ondernemer meer managementondersteuning verwachten. En wat te denken van het vergelijken van de ‘kassa’ van de onderneming met de prestaties van andere ondernemers? Zo ontwikkelt de kassa zich steeds meer tot een dashboard van performance indicatoren die de ondernemer op afstand van zijn zaak, al dan niet met meerdere filialen, kan bekijken.