Door Ron Doodeman
Sales consultant bij Protime

Tijdsregistratie wordt steeds minder als controlemiddel gebuikt. Weinig werkgevers in de retail weten hoe laat hun werknemers aan hun werkdag beginnen en hoeveel tijd ze aan diverse taken besteden. Marges staan onder druk en de concurrentie groeit – onder meer door de aantrekkende economie en een groeiend aantal nieuwe toetreders en buitenlandse disrupters als Zalando en Alixpress.

In een competitieve markt als de retailsector kan data over Time & Attendance (T&A) ook cruciale inzichten geven om het verschil te maken. Het is om die reden dat tijdsregistratie bij snelgroeiende bedrijven als Coolblue een revival doormaakt. Moderne tijdregistratiesoftware kan onder meer vertellen welke processen te veel tijd kosten of welke onderscheidende waarden meer aandacht verdienen. Tijdsregistratie als strategische tool inzetten: het is mogelijk met enkele eenvoudige stappen.

Voor:

Retailbedrijven werken meer dan ooit met uitzendbureaus, vakantiewerkers en parttimers. Grote afdelingen zoals customer service en HR worden soms compleet door flexwerkers bemand. Het handmatig of met oude software bijhouden van al die variabele werktijden is een complexe, foutgevoelige en tijdrovende administratie. Slimme T&A-systemen registreren variabele tijden feilloos en koppelen ze direct terug naar uitzendbureaus of de salarisadministratie.

Retailers zijn anno 2016 ‘around the clock’ bereikbaar. Een extra service is dat niet meer: de consument verwacht niet anders. Het gevolg is dat steeds meer werknemers (ook) ’s avonds en ‘s nachts hun uren maken. Dat vraagt om slimme systemen die ook nachtwerk en overlappende diensttijden verwerken.

In een sector met kleiner wordende marges is elke besparing winst. Accurate aanwezigheidscijfers en gegevens omtrent de productiviteit van werknemers maken al snel het verschil. Zowel te veel als te weinig personeel dat aan het werk is, kost retailers onnodig geld. Met inzicht in het verband tussen aanwezigheid en omzet kun je daar beter op sturen.

Tijdregistratie dient van oudsher als input voor de personeelsplanning. In combinatie met gegevens die de productiviteit van medewerkers meten is beter te voorspellen hoeveel personeel bij bepaalde drukte en binnen het beschikbare budget nodig is. Het geeft nauwkeuriger inzicht wanneer pieken en dalen in werkdruk zijn te verwachten – wat enorm helpt in het zo productief en efficiënt mogelijk inzetten van personeel.

Tegen:

Zelfs de modernste T&A-systemen draaien niet in een vingerknip op volle toeren. Vooral bedrijven met een groot aantal medewerkers, verschillende dagroosters of meerdere cao’s moeten al gauw rekening houden met een implementatietijd van meerdere dagen tot enkele weken. Het is een kleine moeite vergeleken met de voordelen. Door tijdwinst en extra inzicht is het systeem in de meeste gevallen binnen een jaar terugverdiend.

Hoe gebruiksvriendelijk moderne T&A-software ook is, personeel moet er toch aan wennen. Dat kost tijd. Heldere instructies en trainingen helpen werknemers om sneller met een systeem vertrouwd te raken. Voor de HR-manager is hier een rol weggelegd: die is dé aangewezen persoon om werknemers mee te nemen in een nieuwe mindset. Als dat eenmaal gelukt is, blijkt de weerstand vaak vliegensvlug verdwenen.

Voor kleinere bedrijven (tot vijftig mensen) zijn uitgebreide T&A-programma’s vaak minder relevant – daarvoor wegen de ‘kosten’ voor de implementatie en het onderhoud niet tegen de tijdwinst en het inzicht op. Aangepaste T&A-software voor kleinere bedrijven kan uitkomst bieden. Daarbij is het wel zaak om rekening te houden met een verwachte groei in het personeelsbestand. Soms is het slimmer om op voorhand al te investeren in een uitgebreid T&A-systeem, zodat het bedrijf klaar is voor groei.

Tijdsregistratie als strategische tool
Met de introductie van het nieuwe werken hebben veel organisaties afscheid genomen van klassieke tijdregistratie; medewerkers controleren zou niet meer van deze tijd zijn. Het klinkt dan ook paradoxaal, maar juist moderne bedrijven zien steeds meer het nut in van inzicht in aanwezigheid en tijdsbesteding van medewerkers. Alleen sturen op resultaat is alweer achterhaald.

In een branche waar de marges klein zijn, is dit inzicht van strategische waarde. Het leidt tot efficiënter werken en betere prestaties. Een automatische koppeling naar een salaris- of ERP-pakket ontlast bijvoorbeeld de medewerkers van de administratie. En als blijkt dat iemand structureel overwerkt en stressverschijnselen vertoont, kan een cursus planning uitkomst bieden. Het is allemaal simpel uit het systeem te halen.

Sturen op uren kan zo een strategisch voordeel opleveren. Niet om personeel te controleren, maar om operationeel beleid op basis van de juiste informatie te vormen.