Logistieke ketens zijn de ruggengraat van retailbedrijven. Die ketens zijn kwetsbaar, weten we sinds covid, de Suez-blokkade en oorlogen. Omoda, Wegter Brands en Zalando creëren daarom meer controle in de supplychain. Technologie en automatisering helpen daarbij.

Sinds het voorjaar van 2022 is er volgens het CBS sprake van een voortdurende stijging van het aantal faillissementen. Naast na-ijleffecten van de coronaperiode en hogere energie- en loonkosten spelen andere factoren een rol in de lastige situatie waarin ondernemers zich bevinden. Ze moeten aantrekkelijk blijven voor consumenten, meeveranderen met trends en snel kunnen schakelen als kosten uit de hand lopen of artikelen niet tijdig leverbaar zijn.

Een flink aantal retailers heeft echter te maken met kwetsbare, gefragmenteerde logistieke ketens. Transportroutes zijn verlegd, ordergroottes nemen af en het aantal orderregels neemt toe. Inzicht in welke order zich waar in de keten bevindt, is zelden echt accuraat. Als gevolg van onzekerheid op fabriekslocaties neigen retailers naar het nearshoren van een deel van de productie. Dat verdeelt productie- en leverrisico’s, maar zorgt ook voor meer versplintering in de keten.

Zonder eerdergenoemde uitdagingen volstond het jarenlang om ongeveer te weten hoe de hazen liepen op supplychainvlak. Klanten gingen in het verleden minder snel naar de concurrent bij een nee-verkoop. Retailers voelen nu meer druk om precies te weten waar goederen zich bevinden. Ketens zijn minder voorspelbaar. Uitbreiden is ingeruild voor het optimaliseren van de keten.
Retailers die zeker willen weten waar producten in de keten zijn, wat ze werkelijk kunnen verkopen en hoe ze sneller kunnen inspelen op kansen, moeten de logistieke keten op orde hebben. Dit optimaliseren van de supplychain is op een paar manieren mogelijk. Waar leg je de nadruk op en welke prioriteiten stel je?

Zelfs een groeiend bedrijf als Omoda koos er een aantal jaar geleden voor om de strategie aan te passen. Logistiek manager Pieter van der Paauw: “Er heeft zeker een verschuiving plaatsgevonden van groei naar ketenoptimalisatie. De belangrijkste argumenten voor het aanpassen van onze strategie zijn de hogere loonkosten en het waarmaken van leverbeloften.”

Omoda kiest bij het beheersen van de loonkosten deels voor automatisering binnen de logistieke processen. Daarnaast investeerde de schoenenketen in software voor de aansturing van dezelfde processen en het forecasten van de klantvraag.

Tekst loopt door onder het beeld

Omoda: minder afzetmarkten

Dat Omoda de nadruk legt op het nakomen van leverbeloftes, begrijpt Michiel Arnoldus van OMS-leverancier OIL heel goed. “Kostenbeheersing heeft altijd focus bij retailers. Daarom is het belangrijk naar de oorzaken van kosten kijken. Doe je geen betrouwbare beloften en lever je niet wat je hebt beloofd, dan heeft dat een negatief effect op operationele kosten, conversie en het binden van consumenten aan je merk.” Hij doelt op beloften als het tegelijkertijd leveren van 2 bestelde producten die bij elkaar horen, zoals schoenen en schoenenspray. “Geef altijd aan wat je wel en niet kunt leveren en maak dat waar. Dan heb je ook een enorme impact op de kosten.”

Tijdens de coronaperiode explodeerde de online vraag naar artikelen. Van der Paauw: “De verschuiving van verkoop in winkels naar online beviel klanten duidelijk. Natuurlijk zorgde dat voor een uitdaging, het maakte logistiek nog belangrijker. Omoda moet continu inspelen op veranderingen. Tegelijkertijd is het zaak diezelfde logistieke kosten laag te houden. Het vereist het maken van keuzes, zoals de focus terugbrengen naar Nederland, België en Duitsland. We verkochten eerder wereldwijd.”

Verscherpte focus of niet, Omoda deed in de thuismarkt toch een overname. Met Van den Assem voegde men 10 winkels toe aan het winkelbestand. “De levering van alle winkels vindt vanuit Zierikzee plaats. Hoe meer volume, des te beter dat is voor de logistieke processen. Het is nu zaak deze strak te trekken, mede door beter te sturen op onze websites en de forecasting te verbeteren.”

49 procent van de retailers kan het tempo van technologische verandering niet bijbenen

Controle op logistieke NPS

Dat Omoda de logistiek centraal zet bij het vergroten van de controle in de keten, komt mede doordat het retailmerk alle bijhorende processen zelf uitvoert, vanuit het distributiecentrum in Zierikzee. “Het betekent dat we controle hebben over hoe we deze activiteiten inrichten, aangevuld met controle over de NPS-score van klanten. Die logistieke NPS vinden we heel belangrijk.”

Toch zijn er voldoende zaken waarop Omoda geen grip heeft, zoals oorlogen en de effecten ervan. “Dat heeft vooral invloed op nieuwe leveringen, artikelen die nog in de pijplijn zitten. Is het onverwacht druk, dan willen we kunnen spelen met levertijden of overrulen. Bij overrulen geven we al tijdens het bestelproces extra informatie. Bijvoorbeeld door andere levermomenten aan te bieden, zoals ‘s avonds in plaats van overdag. Zien we om 09.00 uur dat iets niet goed loopt, is het 10 minuten later in onze processen aangepast.”

Softwarematig is Omoda bewust een tikje eigenwijs. Er is veel kant-en-klare warehousemanagementsoftware op de markt. Toch koos de retailer ervoor om in 2023 het nieuwe WMS zelf te schrijven. “Met het oog op wat we willen doen en alle integraties met eigen en externe applicaties zagen we meer heil in het zelf ontwikkelen en beheren van de software. Dat geeft ons meer flexibiliteit. Een voorbeeld: als we vandaag besluiten dat we bij bestellingen boven de 500 euro iets willen meegeven, dan is dat zo geregeld. Uiteraard heb je daarvoor meer IT-mensen nodig en ook een WMS-implementatie kost tijd. Die tijd nemen we, zeker waar het op de finetuning aankomt.” Leveren de investeringen in IT ook meer ketencontrole op? “Daar lijkt het zeker op, we kunnen beter monitoren. Maar daarvoor moet je wel inzicht hebben. Zonder inzicht kun je niet sturen.”

Forecasten van de vraag

Van der Paauw vindt zelf dat het tonen van de voorraaddata belangrijk is. Er is per winkel of locatie realtime inzicht in de voorraad.
De schoenenketen heeft echter meer informatie dan alleen over de voorraad. “Er is dankzij dashboarding, dus de systemen die we gebruiken, realtime inzicht in de omzet per winkel. Die analytische tools hebben we zelf geschreven. Daarnaast gebruiken we de datavisualisatietool Power BI.”

Van der Pauw ziet nog meer mogelijkheden. “We gebruiken de data van Google en social media nog niet om de vraag te voorspellen en de logistieke werkzaamheden te plannen, maar hiermee zijn we wel aan de slag.”

Ook investeert Omoda in de aanschaf van een sorteermachine die diverse soorten items sorteert. “Dat apparaat moet ons helpen in het flexibiliseringsproces. Nu staan er dagelijks heel veel collega’s ingepland. De machine helpt ons piekmomenten op te vangen en collega’s op andere afdelingen in te zetten.”

De retailsector is bijzonder kwetsbaar voor verstoringen

Techtools

Technologie speelt in rap tempo een belangrijkere rol bij het inspelen op wat klanten willen, het vergroten van het inzicht in de keten en het vervolgens flexibeler dan voorheen aanpassen van goederenstromen. Afhankelijk van de situatie zijn er opties: ERP- en WMS-systemen, of software voor voorspelling van de voorraad en klantvraag. Voor het realtime checken van de voorraad zijn er zelfs robots beschikbaar. Ook zetten bedrijven, waaronder IKEA in het Belgische Winterslag, drones in voor realtime inzicht in hun voorraden. Voor de transportafhandeling is er TMS-software tot platformen die gekoppeld zijn aan de check-out en consumenten op basis van parameters een keuze geven in een aflevermogelijkheid en moment.

Uiteraard kijken ondernemers ook naar AI, maar voorbeelden voor interne logistiek zijn schaars. Die zijn er meer op het gebied van vraagvoorspelling. Simpelweg doordat AI-modellen eenvoudig veel data kunnen verwerken, zoals van het weer. Volgens Arnoldus moet bij retailers het order- en voorraadbeheer centraal staan. “Wat heb je en wat is wanneer beschikbaar voor welk soort verkoop? Zorg dat de juiste voorraad op de juiste plek ligt.”

Dat laatste is nog niet altijd even eenvoudig, zeker niet als medewerkers voor onlineverkoop ook uit de winkelvoorraad mogen picken. “Daar kunnen verborgen kosten zitten. De misgrijpende fysieke klant heeft een minder goede winkelervaring, terwijl de retailer poogt te compenseren door gratis thuis te bezorgen.”

Ten slotte moet er zicht zijn op de levertijden en op bijvoorbeeld capaciteit van winkels en vervoerders. “Een fietskoerier kan geen dakkoffer bezorgen. Je hebt dus een holistisch beeld nodig.”

Wegter Brands, fabrikant en leverancier van artikelen als porselein, pannen en glas, heeft naar eigen zeggen ‘alles’ gemerkt van de onrust in de keten. Commercieel directeur Guy Wegter: “Sinds ik hier 3,5 jaar geleden startte, is het onrustig geweest. Van Aziatische fabrieken die dicht gingen tot geen eigen productiemogelijkheid omdat mensen thuis zitten, gesloten havens en containers die op de verkeerde plek stonden. We kopen in 25 landen in en verkopen aan ruim 45 landen. Onrust in de wereldhandel heeft effect op ons, daar ontkomen we niet aan.” Orderhoeveelheden dalen, wat bij stijgende containerprijzen ook tot uitdagingen kan leiden. “Nu dalen de prijzen weer iets, maar nemen de leadtimes toe. Je kunt niet heel veel doen. Wel kun je jezelf zo goed mogelijk voorbereiden op belangrijke perioden in het jaar. En dat beter doen met behulp van software.”

Om beter te kunnen inspelen op een wereld waarin volgens hem ‘zakendoen makkelijker en complexer is geworden’, nam het bedrijf afscheid van een IBM AS400 maatwerkomgeving en implementeerde het het ERP-systeem SAP Business One. “Het duurt ongeveer 12 maanden voor je daarmee live bent.” Het bedrijf koos onder andere voor dit systeem omdat het beschikt over een WMS. “Dat is prettig omdat we hier een eigen magazijn hebben.” Bij het voorspellen van de benodigde voorraad gebruikt de Oldenzaalse onderneming Slim4. “Zo weten we zeker dat we goederen tijdig in huis krijgen.”

De nieuwe technologie is volgens Wegter nodig omdat de wereld is veranderd. “Vroeger laadde je de auto vol met goederen, belde je veel rond en hoopte je op een afspraak met een verkooppunt. Nu kunnen we ons op een marktplaats eenvoudig als vendor aanmelden, goederen neerzetten en verkopen. De enige voorwaarde is dat de eigen content goed is en dat je als retailer de vraag digitaal moet kunnen ondervangen. Dat laatste is waar het met onze oude systemen schuurde. Het toevoegen van een marktplaats in Duitsland was lastig. Nu niet meer.”

‘Zonder inzicht kun je niet sturen’

Meer zekerheid

Moderne tools kunnen volgens Wegter ook enorm helpen bij het beperken van de administratieve last. “Met bijvoorbeeld AI vergroten we de omzet per medewerker. De winst- en verliesrekening komt nu gewoon uit het ERP-systeem. We hebben meer grip op de business, mede omdat het verwerken van iets als een pickproces en het opboeken van de binnenkomende voorraad sneller gaat.”

In de logistieke keten van Wegter is het nodige aangepast. Het bedrijf merkte dat er in de samenwerking met een fabriek in Thailand regelmatig iets niet goed ging. “Die sourcing hebben we in de laatste twee jaar verlegd naar Turkije. Het zijn kostbare keuzes en we nemen er een risico mee, omdat de minimale besteleenheid in Turkije groter is. De stap biedt wel meer zekerheid.”

De aansturing van de supplychain is gemoderniseerd en Wegter heeft het idee dat dit nu goed staat. “We zijn goed geworden in IT en kunnen weer vooruit kijken, denken aan schaalvergroting en het grijpen van kansen. Dat willen we bijvoorbeeld doen met een pannenmerk gericht op mannelijke consumenten. Spannend is daarnaast dat we in Amerika gaan starten.”

Met de stap naar de Verenigde Staten begeeft Wegter zich in de wereld van Amazon en Walmart, die zich eveneens moeten aanpassen aan veranderende ketens. Walmart aast op een groter deel van de e-commercemarkt, zodat de keten dankzij grotere volumes de logistiek efficiënter kan maken. De retailer startte eind augustus een ‘multichannel solutions program’. Daarmee kunnen verkopers gebruikmaken van Walmarts fulfilment en van allerlei andere logistieke diensten, zoals ophalen en lastmile leveringen. Zaken die de grootgrutter natuurlijk moet plannen.

Zalando heeft eveneens de laatste jaren geïnvesteerd in het slimmer omgaan met voorraad. “Ons bedrijf bestaat zowel uit een groothandel als een platformmodel. Bij dat eerste is Zalando eigenaar en beheerder van de voorraad. Bij het platform zijn partners voorraadeigenaar. De combinatie biedt extra flexibiliteit om de voorraad te beheren”, aldus een woordvoerder.

De Duitse retailer heeft naar eigen zeggen alleen directe controle over de toeleveringsketen van de privatelabels. Daarvoor heeft men afspraken gemaakt met fabrikanten en rederijen. “In onze groothandelsactiviteiten, waar we geen directe controle hebben over de toeleveringsketen, hebben we de transparantie binnen de toeleveringsketen vergroot. Merken houden ons op de hoogte van waar de producten zich bevinden die we de komende 1 tot 2 maanden verwachten. Dit helpt ons bij het opbouwen van gedegen voorraadbuffers en het vergroten van onze veerkracht tegen verstoringen in de toeleveringsketen.”

Met het zogenoemde Zalando E-commerce Operating System speelt het platform in op de behoefte van merken en retailers die voorraad willen verplaatsen op basis van de dan geldende vraag.

‘Onze inkoop zit in 25 landen en we verkopen aan ruim 45 landen. Onrust in de wereldhandel heeft effect op ons’

Nieuwe kansen

Een groeiend aantal retailers ziet de noodzaak van digitale tools bij het inspelen op veranderingen in de logistieke keten. De recente ketenverstoringen hebben duidelijk gemaakt dat simpelweg hetzelfde blijven doen geen optie is. De druk om iets te doen neemt toe.
Uit onderzoek van AlixPartners – Disrupt or Be Disrupted – blijkt bijvoorbeeld dat de retailsector een van de meest kwetsbare sectoren is waar het verstoringen betreft.

En dan hebben de onderzoekers het niet alleen over logistieke verstoringen, maar ook over verstoringen bij datgene wat retailers juist zou kunnen helpen: technologie. Van de ondervraagde EMEA-respondenten uit de retailsector ziet 49 procent technologische verandering plaatsvinden op een snelheid die hun onderneming niet kan bijhouden. De respondenten zijn ook bezorgd dat vaardigheden van bestaand personeel overbodig raken en dat nieuwe werknemers onvoldoende succesvol kunnen aansluiten. Tegelijkertijd kunnen IT en automatisering juist een middel zijn om sneller inzicht te krijgen en in te spelen op personeelstekorten.

Wat dat laatste betreft stelt Matt Clark, EMEA-directeur van AlixPartners, dat juist deze complexe tijden vol verstoringen kansen bieden: “Voor retailers die willen veranderen, gloort er een mooie toekomst, zij het dat uitdagingen wel aanwezig blijven.” Neem supersnelle leveringen, iets wat consumenten waarderen. “Toch is dit in de meeste gevallen niet duurzaam.” Wegter ziet meer brood in het zelf creëren van een trend of nieuwe afzetmarkt, zoals met de pannen. Maar de commercieel directeur is ook eerlijk over hoe dit loopt: “Uiteindelijk probeer je iets zo slim mogelijk te doen, maar je krijgt kansen of niet. Je hebt nooit alles onder controle.”