Rampen zoals langdurige stroomuitval, overstromingen of cyberaanvallen kunnen leiden tot een flinke ontwrichting van de retailsector. Voorbereid zijn op het onverwachte lijkt lastig. Toch is er nu al veel te doen wat de deuren in een noodsituatie openhoudt en de schade beperkt.
Uitgevallen betalingssystemen, niet-functionerende koelingen en winkelsluitingen. Als de recente stroomstoring in Spanje en Portugal de retailsector iets heeft geleerd, is hoe kwetsbaar deze kan zijn in noodsituaties. De schade wordt geschat op miljarden.
Tot in de puntjes voorbereid zijn op een ramp is misschien een utopie. Toch kan er nu al veel in het werk worden gesteld dat bijdraagt aan weerbaarheid. Tegen een stroomuitval, maar ook klimaatrampen als overstromingen, cyberaanvallen en oorlog.
Eerder al gaf de Rijksoverheid Nederlanders instructies om goed voorbereid te zijn op de eerste 3 dagen van een noodsituatie. Voor supermarkten en andere winkels zijn noodscripts in de maak....
Rampen zoals langdurige stroomuitval, overstromingen of cyberaanvallen kunnen leiden tot een flinke ontwrichting van de retailsector. Voorbereid zijn op het onverwachte lijkt lastig. Toch is er nu al veel te doen wat de deuren in een noodsituatie openhoudt en de schade beperkt.
Uitgevallen betalingssystemen, niet-functionerende koelingen en winkelsluitingen. Als de recente stroomstoring in Spanje en Portugal de retailsector iets heeft geleerd, is hoe kwetsbaar deze kan zijn in noodsituaties. De schade wordt geschat op miljarden.
Tot in de puntjes voorbereid zijn op een ramp is misschien een utopie. Toch kan er nu al veel in het werk worden gesteld dat bijdraagt aan weerbaarheid. Tegen een stroomuitval, maar ook klimaatrampen als overstromingen, cyberaanvallen en oorlog.
Eerder al gaf de Rijksoverheid Nederlanders instructies om goed voorbereid te zijn op de eerste 3 dagen van een noodsituatie. Voor supermarkten en andere winkels zijn noodscripts in de maak. “Voor het opstellen van die noodscripts wordt nu geïnventariseerd hoe weerbaar en voorbereid de retail al is op een noodsituatie”, zegt directeur Patricia Hoogstraaten van brancheorganisatie Vakcentrum.
“Ook de noodscripts richten zich in eerste instantie op de eerste 72 uur. Bij de totstandkoming zijn verschillende ministeries en organisaties zoals VNO-NCW en MKB Nederland betrokken. Al is ook ‘Europa’ van invloed. Naar verwachting komt de Europese Commissie binnenkort met richtlijnen voor verplichte voorraden.”
Werk aan de winkel
Sommige raderen die in een noodsituatie moeten draaien, zijn al verankerd in de wet. De verplichting tot het opstellen van een evacuatieplan bijvoorbeeld. Daarnaast nemen veel grotere retailers al hun maatregelen in de voorbereiding, meent Hoogstraaten. Supermarktketen Jumbo bijvoorbeeld laat desgevraagd weten voorbereid te zijn op verschillende risico’s die het bedrijf kunnen raken. Er zijn specifieke crisishandboeken die regelmatig worden geactualiseerd.
Toch wordt de urgentie niet overal evenzeer gevoeld. Vooral in het mkb is er volgens de Vakcentrum-directeur nog veel werk aan de winkel. “Je kunt je niet op alles voorbereiden”, zegt ze. “Maar het maakt wel verschil als je er als retailer van tevoren over hebt nagedacht wat een noodsituatie mogelijk voor jou betekent.”
Maak een plan
Een goede voorbereiding begint dan ook met bewustwording. Ook een organisatie als INretail informeert de achterban hierover. De brancheorganisatie stelde onder meer een checklist samen voor leden met thema’s waarmee retailers zich kunnen wapenen tegen potentieel onheil.
“Noodsituaties brengen een enorme pluriformiteit aan uitdagingen met zich mee”, zegt woordvoerder Paul te Grotenhuis. “Hoe een dergelijke situatie je raakt hangt ook af van aard en grootte van de onderneming. In de voorbereiding is het belangrijk om de kernactiviteiten te bepalen en om na te gaan welke risico’s deze activiteiten kunnen bedreigen. Vervolgens moet je nagaan wat jij nodig hebt om de deuren open te houden en door te kunnen. Zo ontstaat een plan.”
Dat kan beginnen aan de voorkant met de simpele vraag of de deuren überhaupt nog wel open kunnen bij stroomuitval. En met een check of de rolluiken in zo’n situatie eveneens handmatig kunnen worden bediend. Het kan nodig zijn om een noodstroomvoorziening op poten te zetten in de vorm van een aggregaat. En om andere betaalopties te faciliteren naast digitale, waarbij een voorraad wisselgeld niet mag ontbreken. Oftewel: zorgen voor uitwijkmogelijkheden. Zo kunnen powerbanks toch telefoons opladen als er geen stroom voorhanden is.
Gebruik papier
Vanzelfsprekend bepaalt ook het type noodsituatie voor welke problemen je als retailer komt te staan. Ook een grote cyberaanval kan de boel flink overhoop gooien en de systemen platleggen. Het is een reden om voor sommige zaken nu alvast terug te grijpen naar papier, tipt Te Grotenhuis. Het noteren van belangrijke telefoonnummers van medewerkers, leveranciers en instanties kan voorkomen dat je onthand bent op het moment suprême. En hetzelfde geldt voor het printen van lijsten met prijzen en voorraden.
“Daarnaast kan het slim zijn om een extra voorraad aan te leggen van populaire producten. Verder kun je nu alvast bedenken hoe je dan communiceert met de klant”, zegt de INretail-woordvoerder. “En dat geldt net zo goed voor het contact met de eigen medewerkers. Zo kun je afspraken maken over wie flexibel is en minder rekening hoeft te houden met een thuissituatie.”
Lessen uit het buitenland
De voorbereiding op een ramp zit ‘m veelal in praktische zaken. De recente stroomuitval in Zuid-Europa levert daarin ook een aantal lessen op. Zo is vandaag al te checken of en wat de verzekering dekt in een dergelijk scenario. Maar ook het nu neerzetten van een transistorradio op batterijen op de winkelvloer kan later zijn nut bewijzen, merkt Hoogstraaten op. “Dat klinkt misschien simplistisch, maar volgens Spaanse collega’s voorkwam dat wel dat er paniek uitbrak. Vergeet niet dat je zeker in het begin van nood vaak geen idee hebt wat er precies aan de hand is.”
“Daarnaast kun je natuurlijk al bedenken wat je doet als de koeling uitvalt. Een noodgenerator achter de hand houden. Of de producten voor de helft van de prijs van de hand doen zodat er geen wateroverlast ontstaat. Sommige retailers krijgen te maken met een run op producten. Een Spaanse supermarkt stelde een bestedingsmaximum in van 50 euro per klant. Dat werkte heel goed.”
In sommige andere landen zijn de weerbaarheidsvoorbereidingen in de retail al een stuk verder gevorderd, weet Hoogstraaten. De Baltische staten bijvoorbeeld zijn beter voorbereid op cybercrime. Hetzelfde geldt voor Finland, dat ook in bredere zin voorbereid is op een noodsituatie. Bij deze landen wordt de noodzaak meer gevoeld, met name vanwege de dreiging vanuit Rusland. Daarnaast heeft bijvoorbeeld Litouwen ervaren dat er volop cyberaanvallen waren ten tijde van de NAVO-top die daar in 2023 werd gehouden.
Met het oog op eventuele logistieke problematiek liggen er op sommige plekken nu al afspraken welke winkels prioriteit krijgen bij levering. Een tip is dan ook om te bedenken hoe je als retailer in een noodsituatie aan je producten komt.
Zoek de samenwerking
In het werken aan weerbaarheid kunnen retailers ook een beroep doen op bestaande initiatieven. Het platform Samen Digitaal Veilig bijvoorbeeld, laat Hoogstraaten weten, dat mkb’ers helpt zich te wapenen tegen cybercrime. Daarnaast is het volgens haar goed om de handen ineen te slaan met andere spelers in de winkelstraat.
Gesprekken met anderen kunnen leiden tot nieuwe inzichten en ideeën. Daarom is het slim medewerkers te betrekken bij de voorbereiding, meent Te Grotenhuis. Hij zegt: “Jezelf voorbereiden op het onverwachte is een uitdaging. Maar bedenk ook dat het grootste risico schuilt in je niet bewust zijn van de risico’s. Door erover na te denken kun je de impact van een ramp voor een groot deel verkleinen.”
